En digital KS-tjekliste skal forklare, hvad der kontrolleres, hvilket grundlag der bruges, og hvordan resultatet registreres. Et afkrydsningsfelt bliver ikke mere præcist af at blive flyttet fra papir til en skærm. Byg tjeklisten op omkring det konkrete arbejde og gennemgangen af resultaterne, og vælg derefter et værktøj, der understøtter strukturen.
Beskriv arbejdet og kontrollen
Begynd med den relevante arbejdspakke og projektets aftalte krav. Find den tegning, beskrivelse eller leverandøranvisning, der giver kontrollen sit indhold. Referencen skal være præcis nok til, at den udførende person kan finde det rigtige grundlag.
Skriv én tydelig opgave pr. punkt. En bred formulering som "kontrollér montagekvaliteten" kan fortolkes på mange måder. Beskriv det forhold eller den aktivitet, der skal kontrolleres, og henvis til det relevante kriterium. Lad den fagligt ansvarlige bekræfte indholdet, og opfind ikke tolerancer under arbejdet med tjeklisten.
Placér registreringen på det rette tidspunkt
Nogle kontroller hører til ved modtagelse, andre under montagen og andre efter færdiggørelse. Placér opgaven på det tidspunkt, hvor forholdet faktisk kan undersøges. En slutgennemgang kan komme for sent til arbejde, der allerede er dækket.
Angiv, hvem der registrerer resultatet, og hvem der gennemgår det. Hvis arbejdet skal afvente en bestemt kontrol eller frigivelse, skal det fremgå af projektets procedure. Tjeklisten skal afspejle de aftalte ansvarsforhold og ikke give appbrugeren en ny beslutningskompetence.
Gør resultatet forståeligt
Registrér placering, dato, person, resultat og den dokumentation, der er nødvendig for det enkelte punkt. Hvis der kræves målinger, skal værdier og enheder gemmes sammen med vurderingsgrundlaget. Et billede kan understøtte registreringen, men erstatter ikke enhver måling eller afprøvning. Vores artikel om fotodokumentation på byggepladsen beskriver, hvad der gør et billede brugbart som dokumentation.
Skeln mellem en udført kontrol og et acceptabelt resultat. Giv plads til at beskrive en observation, en afvigelse eller hvorfor punktet ikke er relevant. Et tomt felt må ikke uden videre blive til en godkendt kontrol, når rapporten klargøres.
Aftal, hvordan observationer følges op
Når et resultat kræver handling, skal observationen knyttes til det oprindelige kontrolpunkt. Beskriv, hvad der er konstateret, hvem der skal svare, og næste aftalte skridt. Gem dokumentation for handlingen og den efterfølgende gennemgang sammen med den første registrering.
En ændret status er ikke i sig selv dokumentation for, at forholdet er løst. Den gennemgående person skal kunne se, hvad der er gjort, og hvad der begrunder den nye vurdering. Hvis vurderingen ligger uden for den registrerende persons kompetence, skal den sendes til den relevante fagperson på projektet.
Afprøv tjeklisten før genbrug
Afprøv nogle få punkter med de personer, der skal bruge dem. Undersøg, om formuleringerne er tydelige på pladsen, og om modtageren får tilstrækkelig sammenhæng. Fjern overflødige felter, men behold de oplysninger, der er nødvendige for at forstå resultatet.
Genbrug strukturer med omtanke. Samme opsætning kan fungere på flere projekter, mens tekniske krav, referencer og ansvar stadig skal gennemgås for det enkelte projekt. Angiv en version, så det senere kan ses, hvilken tjekliste der blev anvendt.
Det kan du bruge i dag, og det er under udvikling
Assurements kvalitetssikringsmodul til virksomhedens KS-håndbog er under udvikling og kan endnu ikke bruges. Der er ingen lanceringsdato eller pris. Vurdér det beskrevne omfang som en planlagt arbejdsgang frem for et allerede tilgængeligt, komplet KS-system.
Skal du bruge en tjekliste på pladsen nu, er Lite Rapport tilgængelig i dag. Du vælger de fag, der arbejder på byggepladsen, og deres kontrolplaner og kontrolpunkter følger med. Hvert kontrolpunkt er én kontrol med acceptkriterier, kontrolklasse og metode, og hvert punkt, du vælger, bliver til en opgave for medarbejderen på pladsen. Mangler en kontrol i biblioteket, skriver du et eget kontrolpunkt i rapporten. En struktureret tjekliste indeholder rum, omfang, tidspunkt og de acceptkriterier, arbejdet skal opfylde.
Medarbejderen udfører hver opgave fra telefonen med billeder, kommentarer og markeringer. Billederne tages med appens kamera og får dato, klokkeslæt, GPS-position og stednavn stemplet på. Procedurer, anvisninger og tegninger hører hjemme i byggepladsens dokumenter, hvor alle rapporter på byggepladsen kan bruge dem. Registreringerne samles i én PDF-rapport, og du betaler 149 kr. ekskl. moms pr. genereret rapport.
Vær opmærksom på to begrænsninger. Kontrolplaner kan ikke kopieres mellem projekter, så opgaverne sættes op igen for hvert projekt. Og Lite Rapport håndterer kun tidsafvigelser: en opgave, der passerer sin færdigdato, eller en, som medarbejderen melder forsinket med en ny færdigdato. Pladsafvigelser, der markeres på tegningen, hører til DS1140-modulet, som lanceres snart, og kvalitetssikringsmodulet. Sammenligner du værktøjer, gennemgår vores artikel om valg af app til kvalitetssikring kriterierne.
Lite Rapport organiserer registreringerne. Værktøjet skriver ikke jeres krav eller tolerancer, og den faglige gennemgang af resultaterne ligger hos de ansvarlige på projektet. Bekræft, at værktøjet, tjeklistens indhold og gennemgangen passer til opgaven, før arbejdsgangen udvides til bredere kvalitetssikring.
Ofte stillede spørgsmål
Er en digital tjekliste nok til kvalitetssikring?
Den er én del af processen. Indhold, udførte kontroller, tilhørende registreringer og ansvar for gennemgang skal også passe til projektet.
Kan samme tjekliste bruges på alle projekter?
Strukturen kan genbruges, men krav og referencer skal gennemgås for hvert projekt. En uændret tjekliste dækker ikke nødvendigvis forskelligt arbejde. I Lite Rapport kan kontrolplaner ikke kopieres mellem projekter, så opgaverne sættes op for hvert projekt ud fra kontrolplanerne for faget.
Skal hvert punkt have et foto?
Fastlæg dokumentationen for den konkrete kontrol. Nogle opgaver kræver billeder, andre målinger, prøveresultater eller en anden registrering. Undgå én fælles regel for alle punkter.
Kan jeg lave en digital KS-tjekliste i Assurement i dag?
Ja, i Lite Rapport: med kontrolplanerne og kontrolpunkterne for dit fag, dine egne kontrolpunkter og strukturerede tjeklister med acceptkriterier. Det særskilte kvalitetssikringsmodul er under udvikling og kan endnu ikke bruges.