Eftirlitsskýrsla á verkstað á að skýra hvers vegna heimsóknin fór fram, hvað var skoðað, hvað kom fram og hvað þarf að gerast næst. Lesandinn á að geta skilið niðurstöðurnar án þess að hafa verið á staðnum. Notaðu samræmda uppbyggingu með skýrum tilvísunum frá hverri athugun í staðsetningu hennar og fylgigögn.
Skilgreindu heimsóknina og tilgang hennar
Skráðu verkefnið, tilvísun skýrslunnar, dagsetningu heimsóknar, höfund og viðstadda. Tilgreindu tilgang heimsóknarinnar og þau svæði eða verkþætti sem voru skoðuð. Skráðu takmarkanir á aðgengi eða annað sem hafði áhrif á skoðunina.
Venjuleg yfirferð yfir framvindu, markviss skoðun og sérfræðimat eru misumfangsmikil. Tilgreindu raunverulegan tilgang frekar en víðan titil sem gefur til kynna umfangsmeira mat, og láttu titil skýrslunnar passa við þá vinnu sem var unnin. Sumar heimsóknir hafa eigin leiðbeiningar, til dæmis ástandsskráning áður en framkvæmdir hefjast eða skýrsla um virkniprófun.
Tilgreindu gögnin sem voru notuð
Skráðu viðeigandi teikningar, verklýsingar, fyrirmæli eða fyrri skýrslur, með útgáfu þar sem það á við. Þá skilur síðari lesandi grundvöll athugananna og sér hvort nýrri fyrirmæli kalli á eftirfylgni.
Fylltu ekki skýrsluna af óviðkomandi skjölum bara af því að þau eru til. Taktu með tilvísanir sem hjálpa til við að skýra skoðunina. Ef mikilvæg gögn voru ekki tiltæk skaltu skrá þá takmörkun og ákveða næsta skref til að afla þeirra.
Skrifaðu athuganir þannig að aðrir finni þær
Gefðu hverri athugun einkvæma tilvísun og nákvæma staðsetningu. Lýstu því sem sást, var mælt eða tilkynnt, og greindu á milli þessara upplýsingagjafa. Láttu viðeigandi myndir eða önnur gögn fylgja með stuttri skýringu á tengslum þeirra við atriðið.
Dæmi um færslu gæti lýst ástandi sem sást á tilteknu svæði og óskað eftir tæknilegri yfirferð samkvæmt tilgreindum fyrirmælum. Haltu staðreyndunum sem sáust aðskildum frá niðurstöðu yfirferðarinnar. Gerðu ekki ágiskun að staðfestri niðurstöðu.
Skráðu aðgerðir aðskildar frá niðurstöðum
Tilgreindu fyrir hvert atriði sem kallar á eftirfylgni næstu aðgerð, þann sem samræmir hana og umsamda dagsetningu. Ef þörf er á sérfræðimati skaltu benda á þá leið frekar en að mæla fyrir um úrbætur sem eru utan hæfni höfundar.
Greindu brýn mál frá venjulegri eftirfylgni og fylgdu föstum verklagsreglum verkstaðarins þegar eitthvað kallar á tafarlaus viðbrögð. Vísaðu í fyrra atriði þegar heimsóknin fylgir eftir sama máli, svo sagan haldist samfelld.
Útskýrðu hvað stendur út af
Ljúktu skýrslunni með stuttu yfirliti yfir helstu athuganir og óleystar aðgerðir. Tilgreindu hvort þörf sé á frekari upplýsingum, nýrri heimsókn eða sérstöku mati. Forðastu almenna niðurstöðu um allt verkefnið þegar aðeins valin svæði voru skoðuð.
Fáðu yfirlesara til að kanna fyrir útgáfu hvort staðsetningar séu skýrar, tilvísanir gildandi og hvort hver aðgerð hafi ábyrgðaraðila. Merktu stöðu og útgáfudag skýrslunnar og geymdu útgefnu útgáfuna samkvæmt verklagi verkefnisins.
Notaðu uppbyggingu sem má endurtaka
Hagnýt uppbygging er:
- Upplýsingar um heimsóknina: verkefni, tilvísun, dagsetning, höfundur og viðstaddir
- Tilgangur og umfang, þar með taldar takmarkanir
- Gögn: teikningar, verklýsingar og fyrirmæli með útgáfu
- Athuganir, hver með tilvísun og staðsetningu
- Fylgigögn
- Aðgerðir með ábyrgðaraðila og umsaminni dagsetningu
- Atriði sem standa út af
Notaðu fyrirsagnirnar aftur þegar þær henta verkefninu, en lagaðu efnið að tilgangi hverrar heimsóknar.
Svona er Lite Report skýrsla byggð upp
Í Lite Report stofnar stjórnandi eða verkefnastjóri skýrsluna á vefnum: skýrslutegund, titil, lýsingu upp á allt að 1.000 orð, þátttakendur, teikningar og verkþætti. Titill og lýsing segja til um tilgang og umfang heimsóknarinnar, til dæmis "Eftirlit, framhliðar 2. hæðar", með lýsingu á því hvað er skoðað, hvar og á hvaða grundvelli. Hvert atriði sem á að skoða verður að verkþætti: einföldum eða skipulögðum gátlista, skráningu eða eftirlitspunktum úr eftirlitsáætlunum þinnar iðngreinar. Skipulagður gátlisti inniheldur rými, umfang, tíma og samþykktarviðmið.
Á verkstað framkvæma þátttakendur skýrslunnar verkþættina úr símanum: þeir taka myndir með myndavél appsins, skrifa athugasemdir, merkja á myndir og teikningar og senda inn. Á hverja mynd er stimpluð dagsetning, tími og GPS-staðsetning, og myndirnar á verkþætti eru sönnunargögn hans. Skipulagðir gátlistar og skráningar fá sjálfkrafa eftirlitsauðkenni, svo hver athugun hefur eigin tilvísun, og verkþáttur sem er ekki lokinn fyrir lokadag fær sjálfkrafa tímafrávik. Teikningar, fyrirmæli og fyrri skýrslur eiga heima í skjölum verkstaðarins, þar sem allar skýrslur á verkstaðnum geta notað þau.
Skráningarnar eru settar saman í eina PDF-skrá á föstu skýrslusniðmáti, með merki fyrirtækisins þíns og geymdri undirskrift. Þú getur forskoðað skýrsluna án endurgjalds hvenær sem er. Í appinu er ekkert sérstakt yfirferðarskref, svo notaðu forskoðunina í yfirferðina sem lýst er hér að ofan. Eftir greiðslu, 149 DKK án VSK (186,25 DKK með 25% VSK) á hverja skýrslu, býrðu hana til og hleður henni niður á vefnum. Ef hún er búin til aftur verður til ný útgáfa, og ekki er hægt að eyða skýrslum.
Lite Report skipuleggur skráningarnar. Það metur ekki athuganirnar, og yfirferð höfundar á staðreyndum og niðurstöðum er áfram hluti af ferlinu.
Algengar spurningar
Eiga allar myndir sem teknar voru að fara í skýrsluna?
Taktu með þær myndir sem þarf til að skilja athuganirnar. Geymdu annað efni samkvæmt umsömdu verklagi verkefnisins, en forðastu að gera skýrsluna erfiða yfirferðar með endurteknum myndum.
Getur eitt snið hentað öllum tegundum heimsókna?
Sameiginleg uppbygging hjálpar, en umfang og nauðsynlegt efni er mismunandi. Lagaðu hana að raunverulegri skoðun frekar en að treysta eingöngu á titil eða sniðmát.
Hver á að yfirfara skýrsluna?
Ákveddu yfirlesara út frá tilgangi heimsóknarinnar og ábyrgðarskiptingu verkefnisins. Einstaklingur sem hefur hæfni til viðkomandi mats ætti að yfirfara tæknilegar niðurstöður.
Er hægt að nota Lite Report fyrir eftirlitsskýrslu á verkstað?
Já, sem skýrslutól. Titill og lýsing tilgreina tilgang og umfang heimsóknarinnar, hvert atriði er verkþáttur sem er skjalfestur á verkstað með myndum, athugasemdum og merkingum, og skráningarnar eru settar saman í eina PDF-skrá. Útlitið er fast sniðmát, svo kannaðu hvort það gefi viðtakandanum það sem hann þarf. Það kemur ekki í stað faglegs mats höfundar.