Skipuleggðu byggingargögn eftir verkinu sem þau lýsa, ekki aðeins eftir skráargerð. Gagnleg skráning tengir staðsetningu og verkþátt við viðeigandi teikningu eða leiðbeiningu og við sönnunargögnin frá verkstað. Komdu skipulaginu á snemma, þá verður afhendingin yfirferð á skipulögðum upplýsingum en ekki leit í símum og pósthólfum.
Byrjaðu á gögnunum sem verkefnið þarfnast
Spurðu verkefnisteymið hvað þarf að afhenda, hver fer yfir það og hvenær það þarf að liggja fyrir. Gerðu afhendingarlista út frá umsömdum kröfum verkefnisins. Haltu vinnugögnum aðskildum frá skjölum sem eiga að fara í formlega afhendingu. Ljósmynd af verkstað, leiðbeiningar birgja og samþykkt teikning geta allar skipt máli, en þær þjóna ólíkum tilgangi.
Skráðu ábyrgðaraðila, skiladag og yfirlesara fyrir hverja afhendingu. Ef óljóst er hvað afhendingin á að innihalda skaltu fá það á hreint áður en teymið byrjar að safna gögnum. Fleiri skrár bæta ekki upp óskýra kröfu.
Notaðu skipulag sem virkar á verkstað
Veldu samræmda leið til að tilgreina byggingu, hæð, svæði og verkpakka. Hafðu heitin nógu stutt til að nota þau í síma. Sami staður á að heita það sama í eftirlitsskráningunni, teikningartilvísuninni og skýrslunni.
Gagnleg skráning inniheldur einkvæma tilvísun, staðsetningu, verkþátt eða athugun, dagsetningu, þann sem skráði og tengd sönnunargögn. Tilgreindu útgáfu teikningarinnar eða leiðbeininguna sem eftirlitið byggði á. Ekki treysta á skráarheiti eins og "lokaútgáfa". Þau segja lítið um raunverulega stöðu skjalsins.
Haltu gildandi gögnum aðskildum frá eldri skráningum
Gerðu ljóst eftir hvaða teikningum og leiðbeiningum teymið á að vinna. Geymdu úreltar útgáfur sem sögu samkvæmt skjalaferli verkefnisins, en aðgreindu þær frá gildandi vinnugögnum. Þegar skjal breytist skaltu láta viðkomandi vita hvað breyttist og hvar nýja útgáfan er.
Ekki endurskrifa eldri athugun í kyrrþey svo hún passi við síðari teikningu. Bættu frekar við dagsettri uppfærslu með nýju tilvísuninni og eftirfylgni ef þarf. Skráningin á að sýna hvað teymið vissi þegar verkið var skoðað.
Safnaðu sönnunargögnum á meðan verkið er aðgengilegt
Finndu verkþætti sem verður erfitt að skoða eftir að önnur iðngrein hefur lokað þeim. Skipuleggðu eftirlitið á réttu stigi og skráðu niðurstöðuna á viðkomandi verkþátt. Taktu yfirlitsmynd og gagnlegar nærmyndir, með stuttri skýringu á því sem hver mynd sýnir. Lestu meira í leiðbeiningum okkar um myndskjölun á verkstað.
Hugsaðu um veggjauppbyggingu áður en henni er lokað. Mappa sem heitir "veggjamyndir" gagnast minna en skráningar sem tengjast hæð, rými og verkpakka. Dæmið lýsir vinnulagi. Það þýðir ekki að ein mynd sanni öll atriði uppbyggingarinnar.
Fylgstu með því allan verktímann að gögnin séu fullnægjandi
Haltu stutta, reglulega yfirferð á gögnunum samhliða yfirferð á verkinu. Leitaðu að vantandi tilvísunum, ólæsilegum myndum, óleystum athugunum og afhendingum sem bíða yfirferðar. Feldu tilteknum aðila næsta skref í stað þess að skrifa almenna athugasemd um að gögn vanti.
Við afhendingu skaltu nota yfirlit sem hjálpar viðtakanda að finna hverja afhendingu. Greindu á milli samþykktra skjala, skjala sem send hafa verið til yfirferðar og opinna atriða. Geymdu útgefnu útgáfuna og útgáfudaginn svo hægt sé að rekja síðari breytingar.
Byrjaðu á viðráðanlegu skýrsluferli
Metðu hvert tól fyrir byggingargögn út frá þessu ferli: Getur teymið gert gagnlega skráningu, fundið tengdar upplýsingar og skilað yfirlesara læsilegri niðurstöðu? Prófaðu það á einum verkpakka áður en ferlið nær yfir allt verkefnið. Hafðu kröfur verkefnisins og ábyrgð á yfirferð skýrar, hvaða tól sem þú velur.
Svona getur Lite Report haldið utan um skráningarnar á verkstað
Lite Report er í boði í dag og fylgir stórum hluta þessa skipulags. Teikningum er hlaðið upp einu sinni á verkstaðinn í sameiginlegu verkefnageymslunni og þær tengdar hæð. Verkefnisgögn eins og verklagsreglur, leiðbeiningar og listar yfir byggingarhluta fara í skjöl verkstaðarins, þar sem allar skýrslur á verkstaðnum geta notað þau. Verkefnastjórinn býr síðan til skýrsluna á vefnum með titli, lýsingu og þeim verkþáttum sem á að skoða, hver með byggingarhluta, eftirlitsatriði og lokadag.
Sá sem er á verkstað framkvæmir hvern verkþátt úr símanum. Myndir eru teknar með myndavél appsins, á þær er stimpluð dagsetning, tími og GPS-staðsetning og þær vistaðar á verkþáttinn sem sönnun. Hægt er að draga hring um staðinn sem var skoðaður á teikningunni. Ef verkþætti er ekki lokið á lokadegi birtist hann sem tímafrávik, svo eftirlit sem er á eftir áætlun gleymist ekki. Skráningarnar eru settar saman í eina PDF-skýrslu, hver útgáfa sem er búin til helst í skýrslusafninu og ekki er hægt að eyða skýrslum.
Lite Report kostar 149 DKK á hverja skýrslu án VSK. Það kostar ekkert að stofna verkstaði og skrá gögn, og þú greiðir aðeins þegar þú býrð til skýrslu (sjá verð). Tólið skipuleggur skráningarnar. Það ákveður ekki hvað verkefnið á að afhenda og samþykkir ekki verkið, og reglur um gildandi og úreltar teikningar koma áfram úr skjalaferli verkefnisins.
Algengar spurningar
Eiga öll skjöl að vera í sömu möppu?
Nei. Notaðu eitt umsamið skipulag með aðskildum svæðum eða merkingum eftir tilgangi og stöðu skjalanna. Ein óskipt mappa gerir erfiðara að finna gildandi leiðbeiningu eða útgefna afhendingu.
Hvenær á að fara yfir gögnin?
Jafnt og þétt á meðan verkinu miðar og áður en nokkuð er hulið. Afhendingin á að staðfesta að gögnin séu fullnægjandi, ekki vera í fyrsta sinn sem einhver skoðar skráningarnar.
Tryggja skipulögð gögn samþykki?
Nei. Skipulag hjálpar yfirlesurum að finna sönnunargögnin. Samþykki ræðst áfram af tilskildu innihaldi, unnu verki og viðeigandi yfirferð.
Getur Lite Report skýrsla verið hluti af afhendingargögnunum?
Já, sem skráning á eftirliti sem var skjalfest á verkstað. Hver skýrsla er sett saman í eina PDF-skrá sem þú getur látið fylgja afhendingunni. Hún kemur ekki í stað afhendingarlistans, skjala frá öðrum aðilum eða yfirferðarinnar sem ræður samþykki.