Organiser byggdokumentasjonen etter arbeidet den beskriver, ikke bare etter filtype. En nyttig registrering kobler et sted og en aktivitet til den relevante tegningen eller anvisningen og dokumentasjonen fra byggeplassen. Lag strukturen tidlig, så blir overleveringen en gjennomgang av ordnet materiale i stedet for leting i telefoner og innbokser.
Begynn med dokumentene prosjektet trenger
Avklar med prosjektets parter hva som skal leveres, hvem som skal gjennomgå det, og når det må være klart. Lag en leveranseliste ut fra de avtalte prosjektkravene. Hold arbeidsmateriale atskilt fra dokumentene som skal inngå i en formell overlevering. Et byggeplassbilde, en leverandøranvisning og en godkjent tegning kan alle være viktige, men de har ulike formål.
Gi hver leveranse en ansvarlig, en frist og en person som gjennomgår den. Er det uklart hva leveransen skal inneholde, må det avklares før laget begynner å samle dokumentasjon. Flere filer løser ikke et uklart krav.
Bruk en struktur som fungerer på byggeplassen
Velg en ensartet måte å angi bygning, etasje, område og arbeidspakke på. Hold betegnelsene så korte at de er lette å bruke på en telefon. Samme sted skal ha samme navn i kontrollregistreringen, tegningsreferansen og rapporten.
En nyttig registrering inneholder en entydig referanse, plassering, aktivitet eller observasjon, dato, hvem som registrerte, og tilhørende dokumentasjon. Oppgi tegningsrevisjonen eller anvisningen kontrollen ble utført etter. Ikke stol på filnavn som "endelig versjon". De sier lite om dokumentets faktiske status.
Hold gjeldende grunnlag atskilt fra historikken
Gjør det tydelig hvilke tegninger og anvisninger laget skal arbeide etter. Ta vare på utgåtte versjoner som historikk etter prosjektets dokumentprosedyre, men hold dem atskilt fra det gjeldende arbeidsgrunnlaget. Når et dokument endres, må de berørte få vite hva som er endret, og hvor den nye versjonen ligger.
Ikke skriv om en tidligere observasjon i det stille så den passer til en senere tegning. Legg heller til en datert oppdatering med den nye referansen og eventuell oppfølging. Registreringen skal vise hvilket grunnlag som var kjent da arbeidet ble kontrollert.
Dokumenter mens arbeidet er tilgjengelig
Finn aktivitetene som blir vanskelige å kontrollere når et annet fag har dekket dem til. Planlegg kontrollen på riktig tidspunkt, og registrer resultatet på den tilhørende oppgaven. Ta et oversiktsbilde og nyttige detaljbilder, med en kort forklaring av hva hvert bilde viser. Les mer i vår veiledning om fotodokumentasjon på byggeplassen.
Tenk på en veggoppbygging før den lukkes. En mappe som heter "veggbilder" er mindre nyttig enn registreringer knyttet til etasje, rom og arbeidspakke. Eksempelet beskriver en arbeidsflyt. Det betyr ikke at ett bilde dokumenterer alle forhold ved oppbyggingen.
Gjennomgå materialet løpende
Hold en kort, fast gjennomgang av dokumentasjonen sammen med gjennomgangen av arbeidet. Se etter manglende referanser, uleselige bilder, uavklarte observasjoner og leveranser som venter på gjennomgang. Gi neste handling til en navngitt person i stedet for bare å notere at det mangler dokumentasjon.
Ved overlevering bør en dokumentoversikt hjelpe mottakeren å finne hver leveranse. Skill mellom godkjente dokumenter, materiale sendt til gjennomgang og utestående punkter. Ta vare på den utsendte versjonen og utsendelsesdatoen, så senere endringer kan spores.
Begynn med en avgrenset rapportoppgave
Vurder ethvert verktøy for byggdokumentasjon ut fra denne arbeidsflyten: Kan laget lage en nyttig registrering, finne det tilhørende grunnlaget og gi den som gjennomgår, et lesbart resultat? Prøv det på én arbeidspakke før du utvider prosessen til hele prosjektet. Prosjektkrav og ansvar for gjennomgang må være tydelige uansett hvilket verktøy du velger.
Slik kan Lite Report samle registreringene fra byggeplassen
Lite Report er tilgjengelig i dag og følger mye av denne strukturen. Tegninger lastes opp én gang til byggeplassen i det felles prosjektlageret og tildeles en etasje. Prosjektmateriale som prosedyrer, anvisninger og bygningsdelslister legges i byggeplassens dokumenter, der alle rapporter på byggeplassen kan bruke det. Prosjektlederen oppretter deretter rapporten på web med tittel, beskrivelse og oppgavene som skal kontrolleres, hver med bygningsdel, kontrollpunkt og ferdigdato.
Personen på byggeplassen utfører hver oppgave fra telefonen. Bildene tas med appens kamera, stemples med dato, klokkeslett og GPS-posisjon og lagres på oppgaven som dokumentasjon. Stedet for kontrollen kan markeres på tegningen. Er en oppgave ikke utført innen ferdigdatoen, vises den som et tidsavvik, så forsinkede kontroller ikke forsvinner. Registreringene settes sammen til én PDF-rapport, alle genererte versjoner blir liggende i rapportarkivet, og rapporter kan ikke slettes.
Lite Report koster 149 DKK ekskl. mva. per rapport. Det er gratis å opprette byggeplasser og dokumentere, og du betaler først når du genererer en rapport (se priser). Verktøyet organiserer registreringene. Det fastsetter ikke hva prosjektet skal levere, og godkjenner ikke arbeidet, og reglene for gjeldende og utgåtte tegninger kommer fortsatt fra prosjektets dokumentprosedyre.
Ofte stilte spørsmål
Skal alle dokumenter ligge i samme mappe?
Nei. Bruk én avtalt struktur med egne områder eller merkinger for dokumentenes formål og status. Én udelt mappe gjør det vanskeligere å finne gjeldende anvisning eller en utsendt leveranse.
Når bør dokumentasjonen gjennomgås?
Løpende mens arbeidet pågår, og før noe blir skjult. Overleveringen skal bekrefte at materialet er komplett, ikke være første gang noen ser gjennom registreringene.
Garanterer ordnet dokumentasjon godkjenning?
Nei. Struktur gjør det lettere å finne dokumentasjonen. Godkjenningen avhenger fortsatt av det påkrevde innholdet, det utførte arbeidet og den relevante gjennomgangen.
Kan en Lite Report være en del av overleveringsmaterialet?
Ja, som dokumentasjon av kontrollene som er registrert på byggeplassen. Hver rapport settes sammen til én PDF som du kan legge ved overleveringen. Den erstatter ikke leveranselisten, dokumenter fra andre parter eller gjennomgangen som avgjør godkjenningen.