En nyttig mangelrapport beskriver hvert punkt tydelig og forklarer hva som skal skje videre. Gi hvert punkt en plassering, en beskrivelse, dokumentasjon og en ansvarlig for neste handling. Hold den opprinnelige registreringen og oppfølgingen samlet, slik at den som går gjennom rapporten, ser hvordan punktet er behandlet.
Beskriv omfanget av befaringen
Oppgi prosjekt, områdene som ble befart, dato og formålet med gjennomgangen. Noter hvem som deltok, og hvilke områder det ikke var tilgang til. Rapporten skal vise hvor befaringen stoppet, ikke gi inntrykk av at hele prosjektet er gått gjennom.
Avtal hvordan punktene grupperes, for eksempel etter rom eller entreprise. Hold strukturen lik, slik at et punkt kan finnes uten å lete i flere lister. Forhold som krever en faglig vurdering, registrerer du som observasjoner til videre behandling i stedet for å trekke en teknisk konklusjon du ikke kan underbygge.
Én observasjon per punkt
Bruk et entydig punktnummer og en presis plassering. Beskriv det som kan ses eller konstateres, så detaljert at en annen person finner forholdet. Unngå vage formuleringer som «dårlig finish overalt», som lar mottakeren gjette hva som må gjøres.
Henvis til den avtalte tegningen eller beskrivelsen når den er relevant. Hold det observerte forholdet atskilt fra et forslag til utbedring. Du kan godt registrere en mangel uten å ha myndighet til å velge den tekniske løsningen.
Legg ved dokumentasjon som forklarer forholdet
Ta et oversiktsbilde og et detaljbilde når begge trengs. Skriv en kort bildetekst eller merknad, slik at det er tydelig hva bildet skal vise. Bruk samme punktnummer på bilde, beskrivelse og oppfølging. Veiledningen vår om fotodokumentasjon på byggeplassen forklarer hva som gjør et bilde brukbart som dokumentasjon.
En eksempelregistrering kan beskrive synlig skade på en overflate i et navngitt rom, vise til bildet og angi neste gjennomgang. Ikke gjør et eksempel om til et fast akseptkriterium. Vurderingen bygger på prosjektets egne kriterier.
Avtal ansvar og neste handling
Oppgi personen eller teamet som skal svare, og den avtalte fristen. Skill mellom den som koordinerer punktet, og den som har myndighet til å vurdere eller godkjenne arbeidet. Er ansvaret omstridt, registrerer du punktet til avklaring i stedet for å skjule usikkerheten.
Ved en umiddelbar sikkerhetsrisiko følger du byggeplassens avtalte sikkerhetsprosedyre. En registrering i rapporten eller et vanlig varsel erstatter ikke den prosedyren.
Gå gjennom svaret før punktet lukkes
Ta vare på den opprinnelige registreringen sammen med svaret, dokumentasjonen av eventuell utbedring og den påfølgende gjennomgangen. Oppgi hvem som gikk gjennom resultatet, og når. Løser ikke tiltaket forholdet, beskriver du hva som fortsatt gjenstår.
Status lukket er en administrativ registrering. Den kontraktsmessige eller juridiske betydningen avhenger av avtalene som gjelder. Ikke anta at en lukking i et system betyr godkjenning eller at en part mister sine rettigheter. Hold den avtalte vurderingen og godkjenningen som en egen prosess.
Send en rapport mottakeren kan bruke
Ta en kort sjekk før rapporten sendes:
- Ingen duplikater, og alle punkter har en plassering
- Alle tiltak har en ansvarlig og en frist
- Bilde og beskrivelse har samme punktnummer
- Rapportens versjon og utsendelsesdato står i rapporten
- Områder som ikke ble gått gjennom, er nevnt
Lag en tydelig mangelliste over punktene som gjenstår, med henvisning til de detaljerte registreringene, ikke bare et samlet antall observasjoner.
Slik kan Lite Report samle mangelbefaringen
I Lite Report setter prosjektlederen opp rapporten på web. Tittelen og beskrivelsen på opptil 1000 ord rommer omfanget av befaringen: for eksempel «Mangelbefaring, 2. etasje, leil. 2.1–2.4», med formål, områdene som inngår, og det som er utelatt. Tegninger som er lastet opp til byggeplassen, kan knyttes til rapporten. Det som skal gås gjennom, blir oppgaver, for eksempel én per rom eller entreprise: en enkel registrering med tittel, sluttdato og beskrivelse, eller en oppgave med strukturert sjekkliste med rom, omfang, tidspunkt og akseptkriteriene prosjektet har avtalt.
Personen på byggeplassen går gjennom oppgavene i appen. Bildene tas med appens kamera og stemples med dato, klokkeslett og GPS-posisjon. De kan markeres for å vise forholdet, og stedet kan ringes inn på tegningen. Kommentarer beskriver det som ble observert, og alle handlinger logges med tidsstempel. Er det ikke tilgang til et område, kan medarbeideren registrere et tidsavvik og sette en ny sluttdato, og en oppgave som ikke er utført innen sluttdatoen, blir automatisk et tidsavvik. Når alle oppgaver er sendt inn og rapporten er betalt (149 DKK ekskl. mva.), settes registreringene sammen til én PDF. Svar og avtaler kan skrives i rapportens kommunikasjonsnotater, og en ny gjennomgang kan dokumenteres i en ny rapport som viser til den første. Rapporter kan ikke slettes, så den opprinnelige registreringen ligger fortsatt i webappen.
Lite Report dokumenterer befaringen og bildene. Den har ikke et mangelregister som følger hvert punkt gjennom statuser til lukking, og en innsendt oppgave er ikke en godkjenning av arbeidet. Å markere avvik på en tegning med bildedokumentasjon hører til DS1140-modulen, som lanseres snart, og kvalitetssikringsmodulen, som er under utvikling.
Ofte stilte spørsmål
Er en mangelrapport det samme som en teknisk inspeksjon?
Nei. Den registrerer observasjoner innenfor et beskrevet omfang. Om det også trengs en egen faglig inspeksjon, avhenger av arbeidet og forholdet som ble funnet.
Skal utbedrede punkter slettes?
Nei. Ta vare på dem med oppfølgingshistorikken etter prosjektets avtalte rutine for dokumentasjon. Slettes den opprinnelige registreringen, blir det senere resultatet vanskeligere å forstå.
Betyr status lukket en formell godkjenning?
Det bør du ikke anta. Hva godkjenning betyr, følger av avtalene i prosjektet og beslutningsgangen de ansvarlige har fastsatt.
Kan Lite Report følge hver mangel til den er utbedret?
Ikke som et mangelregister med statuser. Lite Report dokumenterer befaringen: hver oppgave inneholder stemplede bilder, markeringer og kommentarer, og registreringene settes sammen til én PDF. Oppfølging og ny gjennomgang registreres i senere rapporter og i kommunikasjonsnotatene, og godkjenningen ligger hos dem som har myndighet til den.