Fotodocumentatie op de bouwplaats: van papier naar app

Een foto laat zien wat er op een bepaald moment daadwerkelijk aanwezig was, op een manier die woorden zelden kunnen. Dat telt het zwaarst bij werk dat door het volgende vak wordt afgedekt: wapening vóór het storten, bevestigingen vóór de gevelbekleding, membranen vóór het aanvullen. Zodra het verborgen is, is de foto vaak het enige bewijs van wat erachter zit.

Het telt ook wanneer er later vragen komen. Vraagt de opdrachtgever, een constructeur of een verzekeraar of iets correct is uitgevoerd, dan beslecht een gedateerde foto van het juiste detail de zaak veel sneller dan iemands geheugen. Zonder zo'n foto, of als de foto niet in tijd en plaats kan worden geplaatst, wordt de zaak meestal trager en duurder om op te lossen.

De meeste bouwbedrijven maken al genoeg foto's. Het probleem is wat er daarna mee gebeurt:

• Foto's staan op de telefoons van meerdere medewerkers, tussen al het andere in de filmrol.
• Opmerkingen worden in losse notities of sms'jes geschreven, of helemaal niet.
• Het rapport wordt met de hand samengesteld, vaak dagen later, wanneer de details al vervagen.
• Documentatie verdwijnt als een telefoon wordt vervangen of een medewerker van baan wisselt.

Niets hiervan zegt iets over de kwaliteit van het werk. Het gaat om context: een foto zonder datum, plaats en duidelijke koppeling aan wat hij documenteert, is zes maanden later moeilijk te gebruiken.

Welke tool je ook gebruikt, dezelfde basisregels gelden:

• Koppeling aan een controlepunt of taak: de foto moet één specifiek ding laten zien dat is gecontroleerd.
• Datum, tijd en plaats: zodat hij achteraf precies kan worden geplaatst.
• Een verantwoordelijke: wie het werk of de controle heeft uitgevoerd.
• Een korte notitie: wat de foto laat zien en waarom dat belangrijk is, geschreven voor iemand die er niet bij was, zoals een constructeur die het dossier maanden later beoordeelt.
• Goed licht en een duidelijke hoek: liefst met een vaste referentie zoals een duimstok of een stramienlijn in beeld, zodat schaal en plaats meteen duidelijk zijn.

Je hebt geen maximale resolutie nodig; het gaat erom dat het onderwerp en het controlepunt makkelijk te herkennen zijn. Met papier of de gewone camera van de telefoon moet je er elke keer zelf aan denken om al die context met de hand toe te voegen. Dat is precies wat een speciale app voor je doet.

In Lite Report richt de projectleider het rapport in op het web: rapporttype, deelnemers, tekeningen en de taken die moeten worden uitgevoerd, opgebouwd uit de controleplannen en controlepunten voor het betreffende vak. Vakmensen voeren daarna hun toegewezen taken op de bouwplaats uit vanaf hun telefoon: fotograferen, opmerkingen toevoegen, markeren en indienen. Het rapport wordt samengesteld uit die registraties, dus niemand hoeft achteraf foto's uit verschillende bronnen bij elkaar te zoeken.

• Foto's worden gemaakt met de eigen camera van de app, niet gekozen uit de galerij van de telefoon, zodat elke foto op de bouwplaats wordt vastgelegd op het moment dat de taak wordt geregistreerd.
• Elke foto draagt de datum, tijd, gps-positie en plaatsnaam op de afbeelding.
• Foto's en PDF-tekeningen kun je markeren om precies te laten zien waar het detail zit.
• Meerdere mensen kunnen bijdragen aan hetzelfde rapport, elk met de taken die aan hen zijn toegewezen.
• Een activiteitenlog legt vast wie wat heeft gedaan, en wanneer.

Stel je een bouwplaats voor waar drie onderaannemers tegelijk werken. Elk team bewaart zijn foto's op de eigen telefoons, en een gezamenlijk rapport wordt pas samengesteld wanneer de opdrachtgever erom vraagt, misschien een of twee weken nadat het werk is gedaan. Dan is het lastig om precies te reconstrueren wanneer, en door wie, elk controlepunt is uitgevoerd.

Registreert elk team zijn taken in plaats daarvan in hetzelfde rapport terwijl het werk wordt gedaan, dan worden de foto, de opmerking, het tijdstip en de persoon vanaf het begin samen vastgelegd. Is het werk klaar, dan is de documentatie dat ook. Die hoeft alleen nog te worden nagekeken en gegenereerd.

Houd er rekening mee dat de app vandaag een internetverbinding nodig heeft om taken te registreren en foto's te uploaden. Offlinemodus staat op onze roadmap, maar is nog niet beschikbaar. Op de meeste bouwplaatsen is mobiel bereik geen probleem, maar hebben delen van je bouwplaats een zwak signaal (bijvoorbeeld een kelder), controleer dan het bereik voordat je erop rekent daar te registreren.

Een export uit Lite Report kan dienen als fotodocumentatie in een DS 1140-dossier, bijvoorbeeld als ondersteunend bewijs voor het B3-controlerapport. Het vervangt niet het controleplan van het project of de formele DS 1140-documentatie en goedkeuring, die apart blijven. Lees meer in ons artikel over DS1140 controleplan sjablonen. Wil je dat een expert de constructieve documentatie opstelt of controleert, dan doet ons zusterbedrijf KS Danmark precies dat.

Een account aanmaken, projecten inrichten en op de bouwplaats documenteren is gratis. Je betaalt alleen wanneer je een afgerond rapport genereert: 149 DKK excl. btw (186,25 DKK incl. 25% btw) per rapport. Er is geen abonnement, geen minimumafname en geen contractduur, en geen meerprijs voor gebruikers of foto's. Bekijk de prijzen voor de details.