DS1140 app vs. handmatig controleplan: wat bespaar je?

Met een controleplan in Excel of Word gaat de meeste tijd niet naar de controles zelf. Die moeten hoe dan ook worden uitgevoerd, welke tool je ook gebruikt. De tijd gaat naar het actueel houden van het document, het naast het plan leggen van elk uitgevoerd controlepunt en het samenvoegen van alles tot een samenhangend controlerapport (B3) wanneer de gecertificeerde constructeur en de opdrachtgever erom vragen.

Daar sluipen ook de fouten in: een controlepunt wordt uitgevoerd maar nooit in de spreadsheet gezet, foto's staan op iemands telefoon zonder duidelijke koppeling aan het punt dat ze documenteren, of twee mensen bewerken verschillende versies van hetzelfde bestand.

Een digitaal controleplan houdt controlepunten, status en documentatie op één plek. Voert iemand op de bouwplaats een controle uit, dan wordt die direct in de app geregistreerd, met foto's, opmerkingen en markeringen, in plaats van in een apart document dat achteraf moet worden bijgewerkt. Het controlewerk blijft hetzelfde; de administratieve stap tussen het uitvoeren van de controle en het documenteren ervan verdwijnt.

• Wijzigingen in het plan, zoals nieuwe of aangepaste controlepunten, worden één keer doorgevoerd en door iedereen gezien, in plaats van dat er een nieuwe versie van de spreadsheet wordt rondgestuurd.
• Meerdere onderaannemers kunnen hun eigen werk direct registreren, in plaats van hun input te mailen naar één persoon die alles moet samenvoegen.
• De constructeur of opdrachtgever kan de documentatie volgen terwijl die groeit, in plaats van aan het eind één samengevoegd bestand te krijgen.

Neem een project met 40 controlepunten verspreid over vier maanden. Besteedt de uitvoerder ongeveer een uur per week aan het naast het plan leggen van uitgevoerde controles, het achter foto's aan zitten en het corrigeren van de spreadsheet, dan komt dat over het hele project neer op zo'n 15–20 uur, puur aan administratie. Dit is een illustratieve schatting, geen meting; je eigen cijfer hangt af van het project en het team.

Gebeurt de registratie op het moment dat de controle wordt uitgevoerd, dan valt het grootste deel van die tijd weg. De besparing groeit met de duur van het project en het aantal mensen dat documenteert, omdat met elk extra paar handen in een gedeelde spreadsheet de kans groter wordt dat er iets doorheen glipt.

Voor één klein project met weinig controlepunten en één persoon die het overzicht heeft, kan een goed opgezette spreadsheet prima werken. Pas wanneer er meerdere projecten, meerdere mensen of een langere looptijd bij komen, gaat het handmatige proces meer kosten dan het oplevert.

Geen enkele app kan zelf bepalen wat er gecontroleerd moet worden. De constructieklasse (KK1–KK4) en de controlepunten moeten nog steeds door jou of je adviseur worden vastgesteld, en het vakkundige oordeel of een punt in orde is, blijft bij een deskundige, vaak een gecertificeerde constructeur. Wil je liever dat een expert het controleplan en het controlerapport opstelt of controleert, dan doet ons zusterbedrijf KS Danmark precies dat, en het kan ook optreden als onafhankelijke controleur.

De module DS1140 is nog niet gelanceerd, maar Lite Report is vandaag beschikbaar en dekt al een groot deel van de documentatie op de bouwplaats:

• Kies een vakgebied en je krijgt de bijbehorende controleplannen en controlepunten, die je kunt aanpassen en aanvullen met eigen punten.
• Een projectleider richt het rapport en de taken in op het web; vakmensen documenteren op de bouwplaats vanaf hun telefoon, en hun registraties vormen samen het eindrapport.
• Foto's worden gemaakt met de camera in de app, krijgen een stempel met datum, tijd, gps-positie en plaatsnaam, en kunnen worden gemarkeerd.
• Externe partijen, zoals een onderaannemer of een constructeur, kun je voor het project uitnodigen met de rechten Lezen, Communiceren of Registreren.

Een Lite Report kan dienen als fotodocumentatie in een DS1140-dossier, bijvoorbeeld ter ondersteuning van het B3-controlerapport. Het vervangt niet de formele DS1140-documentatie en goedkeuring, die apart blijven. Meer over het opzetten van het plan zelf lees je in ons artikel over het DS1140-controleplan.

Je hoeft niet opnieuw te beginnen, maar er is geen importfunctie: een bestaande spreadsheet kan niet in de app worden geladen. Bewaar wat al is gedocumenteerd in je bestaande bestand als onderdeel van de dossierdocumentatie, richt de resterende controlepunten in de app in (vanuit het ingebouwde controleplan voor het vak, dat je aanpast) en documenteer vanaf dat moment digitaal. Vaak is het het makkelijkst om met één afgebakend project te beginnen voordat je de tool breder uitrolt.

In ontwikkeling: de module DS1140 wordt gebouwd om het DS1140-controleplan, de controlepunten en de documentatie voor het controlerapport op één plek samen te brengen, op dezelfde basis als Lite Report. Er is nog geen lanceringsdatum of prijs. De prijs wordt bij de lancering bekendgemaakt.

Wil je horen hoe ver het is, of zien hoe Lite Report vandaag in je DS1140-werk past? Boek een gratis demo van 30 minuten.