Gagnleg gallaskýrsla lýsir hverri athugasemd skýrt og útskýrir hvað á að gerast næst. Gefðu hverju atriði staðsetningu, lýsingu, sönnun og ábyrgðaraðila fyrir næstu aðgerð. Haltu upphaflegu athugasemdinni og eftirfylgninni saman, svo sá sem fer yfir skilji hvernig atriðið þróaðist.
Skilgreindu umfang úttektarinnar
Tilgreindu verkefnið, svæðin sem voru skoðuð, dagsetningu og tilgang skoðunarinnar. Skráðu hverjir voru viðstaddir og hvaða svæði var ekki hægt að komast að. Skýrslan á að sýna hvar mörk úttektarinnar lágu, frekar en að gefa í skyn að allt verkið hafi verið skoðað.
Komið ykkur saman um hvernig athugasemdir eru flokkaðar, til dæmis eftir rými eða verkþætti. Haltu sömu uppbyggingu, svo teymið finni atriði án þess að leita í mörgum listum. Skráðu mál sem þarfnast mats sérfræðings sem athugasemdir til frekari meðferðar, í stað þess að draga tæknilega ályktun sem þú getur ekki rökstutt.
Ein athugasemd á hvert atriði
Notaðu einkvæmt númer og nákvæma staðsetningu. Lýstu því sem sést eða hægt er að staðfesta, nógu ítarlega til að annar aðili finni gallann. Forðastu óljóst orðalag eins og „léleg áferð alls staðar“, sem lætur viðtakandann giska á hvað þarf að gera.
Ef samþykkt teikning eða verklýsing skiptir máli, skráðu tilvísun í hana. Haltu ástandinu sem sást aðskildu frá tillögu að úrbótum. Sá sem skrifar skýrsluna getur bent á galla án þess að hafa heimild til að velja tæknilega lausn.
Hengdu við sönnun sem skýrir gallann
Taktu yfirlitsmynd og nærmynd þegar hvort tveggja þarf. Bættu við stuttum myndatexta eða athugasemd, svo ljóst sé hvað myndin á að sýna. Notaðu sama númer á mynd, lýsingu og eftirfylgni. Leiðarvísir okkar um myndskjölun á verkstað fjallar um hvað gerir mynd nothæfa sem sönnun.
Dæmi um skráningu gæti tilgreint sýnilega skemmd á yfirborði í tilteknu rými, vísað í myndina og ákveðið næstu yfirferð. Ekki gera dæmi að föstum samþykktarmörkum. Viðmið verkefnisins sjálfs ráða matinu.
Sammælist um ábyrgð og næstu aðgerð
Tilgreindu þann aðila eða það teymi sem á að bregðast við og umsaminn frest. Gerðu greinarmun á þeim sem samræmir atriðið og þeim sem hefur heimild til að meta eða samþykkja verkið. Ef ágreiningur er um ábyrgð, skráðu atriðið til skýringar í stað þess að fela óvissuna.
Ef bein hætta steðjar að skal fylgja umsömdu öryggisferli verkstaðarins. Færsla í skýrslu eða venjuleg tilkynning kemur ekki í stað þess ferlis.
Farðu yfir svarið áður en atriði er lokað
Varðveittu upphaflegu athugasemdina ásamt svarinu, skráningu á úrbótum og yfirferðinni sem fylgdi. Tilgreindu hver fór yfir niðurstöðuna og hvenær. Ef aðgerðin leysir ekki gallann, skráðu hvað stendur enn út af.
Staðan „lokað“ er umsýsluleg skráning. Samningsleg eða lagaleg þýðing hennar fer eftir þeim samningum sem gilda. Ekki gera ráð fyrir að lokun atriðis í hugbúnaði jafngildi samþykki eða að aðili missi réttindi sín. Haltu umsömdu mati og samþykki sem sérstöku ferli.
Sendu skýrslu sem viðtakandinn getur notað
Farðu stuttlega yfir eftirfarandi áður en skýrslan er send:
- Engin tvítekin atriði, og hvert atriði hefur staðsetningu
- Hver aðgerð hefur ábyrgðaraðila og frest
- Myndir og lýsingar bera sama númer
- Útgáfa skýrslunnar og útgáfudagur koma fram
- Svæði sem ekki voru skoðuð eru tilgreind
Láttu fylgja skýran gallalista yfir opin atriði með tilvísun í ítarlegu skráningarnar, ekki aðeins heildarfjölda athugasemda.
Svona getur Lite Report haldið utan um gallaúttekt
Í Lite Report setur verkefnastjórinn skýrsluna upp á vefnum. Titillinn og lýsingin, allt að 1.000 orð, geyma umfang úttektarinnar: til dæmis „Gallaúttekt, 2. hæð, íbúðir 2.1–2.4“, með tilgangi, svæðunum sem falla undir og því sem er undanskilið. Teikningar sem hlaðið hefur verið upp fyrir verkstaðinn má tengja við skýrsluna. Það sem á að skoða verður að verkþáttum, til dæmis einum á hvert rými eða verkhluta: einfaldri skráningu með titli, lokadegi og lýsingu, eða verkþætti með skipulögðum gátlista með rými, umfangi, tíma og þeim samþykktarviðmiðum sem samið var um í verkefninu.
Sá sem er á verkstað fer í gegnum verkþættina í appinu. Myndir eru teknar með myndavél appsins og á þær er stimpluð dagsetning, tími og GPS-staðsetning. Hægt er að merkja inn á þær til að sýna gallann og hringa staðinn inn á teikningunni. Athugasemdir lýsa því sem sást og hver aðgerð er skráð með tímastimpli. Ef ekki er hægt að komast að svæði getur starfsmaðurinn skráð tímafrávik og sett nýjan lokadag, og verkþáttur sem er ekki kláraður fyrir lokadag verður sjálfkrafa að tímafráviki. Þegar allir verkþættir hafa verið sendir inn og skýrslan greidd (149 DKK án VSK) eru skráningarnar settar saman í eina PDF-skrá. Svör og samkomulag má skrá í samskiptaskilaboð skýrslunnar, og nýja yfirferð má skjalfesta í nýrri skýrslu sem vísar í þá fyrstu. Ekki er hægt að eyða skýrslum, svo upphaflega skráningin er áfram í vefappinu.
Lite Report skjalfestir úttektina og sönnunargögnin. Það heldur ekki gallaskrá sem fylgir hverju atriði í gegnum stöður þar til því er lokað, og innsendur verkþáttur er ekki samþykki á verkinu. Að merkja frávik inn á teikningu með myndum sem sönnun er hluti af DS1140-einingunni, sem kemur bráðlega, og gæðatryggingareiningunni, sem er í þróun.
Algengar spurningar
Er gallaskýrsla það sama og tæknileg skoðun?
Nei. Hún skráir athugasemdir innan tilgreinds umfangs. Hvort einnig þarf tæknilega skoðun sérfræðings fer eftir verkinu og því sem fannst.
Á að eyða atriðum sem búið er að laga?
Nei. Varðveittu þau með sögu eftirfylgninnar samkvæmt umsömdu skjalaferli verkefnisins. Ef upphaflegu athugasemdinni er eytt verður erfiðara að skilja síðari niðurstöðu.
Þýðir lokað atriði formlegt samþykki?
Ekki gera ráð fyrir því. Merking samþykkis ræðst af samningum verkefnisins og því ákvörðunarferli sem til þess bærir aðilar hafa ákveðið.
Getur Lite Report fylgt hverjum galla þar til hann er lagaður?
Ekki sem gallaskrá með stöðum. Lite Report skjalfestir úttektina: hver verkþáttur geymir stimplaðar myndir, merkingar og athugasemdir, og skráningarnar eru settar saman í eina PDF-skrá. Eftirfylgni og ný yfirferð eru skráðar í síðari skýrslur og samskiptaskilaboðin, og ákvörðun um samþykki er hjá þeim sem hafa heimild til hennar.