DS1140-sovellus vai manuaalinen tarkastussuunnitelma: mitä säästät?

Kun tarkastussuunnitelma on Excelissä tai Wordissa, suurin osa ajasta ei kulu itse tarkastuksiin. Ne on tehtävä työkalusta riippumatta. Aika kuluu dokumentin pitämiseen ajan tasalla, jokaisen tehdyn tarkastuskohdan vertaamiseen suunnitelmaan ja kaiken kokoamiseen yhtenäiseksi tarkastusraportiksi (B3), kun sertifioitu rakennesuunnittelija (certificeret statiker) ja tilaaja sitä tarvitsevat.

Juuri siinä myös virheet pääsevät syntymään: tarkastuskohta tehdään, mutta sitä ei koskaan merkitä taulukkoon, kuvat jäävät jonkun puhelimeen ilman selvää yhteyttä kohtaan, jota ne dokumentoivat, tai kaksi ihmistä muokkaa saman tiedoston eri versioita.

Digitaalinen tarkastussuunnitelma pitää tarkastuskohdat, tilan ja dokumentaation yhdessä paikassa. Kun joku tekee tarkastuksen työmaalla, se kirjataan suoraan sovellukseen kuvineen, kommentteineen ja merkintöineen eikä erilliseen dokumenttiin, joka on päivitettävä jälkikäteen. Tarkastustyö pysyy samana; hallinnollinen välivaihe tarkastuksen tekemisen ja sen dokumentoinnin välillä katoaa.

• Muutokset suunnitelmaan, kuten uudet tai muokatut tarkastuskohdat, tehdään kerran ja ne näkyvät kaikille sen sijaan, että uutta taulukkoversiota lähetettäisiin kierrätykseen.
• Useampi aliurakoitsija voi kirjata oman työnsä suoraan sen sijaan, että tiedot lähetetään sähköpostilla yhdelle ihmiselle, jonka täytyy yhdistää ne.
• Rakennesuunnittelija tai tilaaja voi seurata dokumentaation kertymistä sen sijaan, että saisi yhden kootun tiedoston vasta lopussa.

Otetaan projekti, jossa on 40 tarkastuskohtaa neljän kuukauden aikana. Jos työmaapäällikkö käyttää noin tunnin viikossa tehtyjen tarkastusten vertaamiseen suunnitelmaan, kuvien perään soittamiseen ja taulukon korjaamiseen, siitä kertyy projektin aikana noin 15–20 tuntia pelkkää hallintotyötä. Tämä on havainnollistava arvio, ei mittaus; oma lukusi riippuu projektista ja työryhmästä.

Kun kirjaus tehdään samalla, kun tarkastus suoritetaan, suurin osa tästä ajasta jää pois. Säästö kasvaa projektin keston ja dokumentoivien ihmisten määrän myötä, koska riski, että jotain jää huomaamatta, kasvaa jokaisen yhteistä taulukkoa käsittelevän lisähenkilön myötä.

Yksittäisessä pienessä projektissa, jossa on vähän tarkastuskohtia ja yksi ihminen pitää kokonaiskuvan, hyvin jäsennelty taulukko voi toimia mainiosti. Vasta kun mukaan tulee useampi projekti, useampi ihminen tai pidempi aikajänne, manuaalinen prosessi alkaa maksaa enemmän kuin säästää.

Mikään sovellus ei voi itse päättää, mitä on tarkastettava. Rakenneluokka (KK1–KK4) ja tarkastuskohdat on edelleen määritettävä sinun tai neuvonantajasi toimesta, ja ammatillinen arvio siitä, onko kohta hyväksyttävä, kuuluu pätevälle henkilölle, usein sertifioidulle rakennesuunnittelijalle. Jos haluat mieluummin asiantuntijan laativan tai tarkastavan tarkastussuunnitelman ja tarkastusraportin, sisaryhtiömme KS Danmark tekee juuri sitä ja voi toimia myös riippumattomana tarkastajana.

DS1140-moduulia ei ole vielä julkaistu, mutta Lite Report on saatavilla jo tänään ja kattaa jo suuren osan työmaan dokumentoinnista:

• Valitse ammattiala, niin saat sen tarkastussuunnitelmat ja tarkastuskohdat, joita voit mukauttaa ja täydentää omillasi.
• Projektipäällikkö perustaa raportin ja sen tehtävät selaimessa; tekijät dokumentoivat työmaalla puhelimella, ja heidän kirjauksistaan muodostuu valmis raportti.
• Kuvat otetaan sovelluksen omalla kameralla, niihin leimataan päivämäärä, kellonaika, GPS-sijainti ja paikannimi, ja niihin voi tehdä merkintöjä.
• Ulkopuoliset osapuolet, kuten aliurakoitsija tai rakennesuunnittelija, voidaan kutsua projektiin luku-, viestintä- tai kirjausoikeuksin.

Lite Report voi toimia kuvadokumentaationa DS1140-tapauksessa, esimerkiksi B3-tarkastusraportin tukena. Se ei korvaa virallista DS1140-dokumentaatiota ja hyväksyntää, jotka pysyvät erillisinä. Lisää itse suunnitelman jäsentämisestä löydät artikkelistamme DS1140-tarkastussuunnitelmasta.

Sinun ei tarvitse aloittaa alusta, mutta tuontitoimintoa ei ole: olemassa olevaa taulukkoa ei voi ladata sovellukseen. Säilytä jo dokumentoitu aineisto nykyisessä tiedostossasi osana tapauksen dokumentaatiota, perusta jäljellä olevat tarkastuskohdat sovellukseen (ammattialan valmiista tarkastussuunnitelmasta lähtien ja sitä mukauttaen) ja dokumentoi siitä eteenpäin digitaalisesti. Usein on helpointa aloittaa yhdellä selkeästi rajatulla projektilla ennen kuin työkalu otetaan laajemmin käyttöön.

Kehitteillä: DS1140-moduulia rakennetaan kokoamaan DS1140-tarkastussuunnitelma, tarkastuskohdat ja tarkastusraportin dokumentaatio yhteen paikkaan samalle pohjalle kuin Lite Report. Sillä ei ole vielä julkaisupäivää tai hintaa. Hinta ilmoitetaan julkaisun yhteydessä.

Haluatko kuulla, missä vaiheessa se on, tai nähdä, miten Lite Report sopisi DS1140-työhösi jo tänään? Varaa maksuton 30 minuutin demo.