Järjestä rakennusdokumentaatio sen työn mukaan, jota se kuvaa, eikä pelkästään tiedostotyypin mukaan. Hyvä kirjaus yhdistää paikan ja työvaiheen oikeaan piirustukseen tai ohjeeseen sekä työmaalla kerättyyn näyttöön. Luo rakenne ajoissa, niin luovutuksesta tulee järjestetyn aineiston läpikäynti eikä etsintä puhelimista ja sähköposteista.
Aloita asiakirjoista, joita hanke tarvitsee
Selvitä hankkeen osapuolten kanssa, mitä pitää luovuttaa, kuka sen tarkastaa ja milloin se tarvitaan. Laadi toimitusluettelo sovittujen hankevaatimusten pohjalta. Pidä työaineisto erillään asiakirjoista, jotka on tarkoitettu viralliseen luovutukseen. Työmaavalokuva, toimittajan ohje ja hyväksytty piirustus voivat kaikki olla tärkeitä, mutta niillä on eri tarkoitus.
Nimeä jokaiselle toimitukselle vastuuhenkilö, määräaika ja tarkastaja. Jos vaadittu sisältö on epäselvä, selvitä asia ennen kuin tiimi alkaa kerätä näyttöä. Lisää tiedostoja ei korvaa määrittelemätöntä vaatimusta.
Käytä rakennetta, joka toimii työmaalla
Valitse yhtenäinen tapa merkitä rakennus, kerros, alue ja työpaketti. Pidä tunnisteet niin lyhyinä, että niitä on helppo käyttää puhelimella. Samalla paikalla pitää olla sama nimi tarkastuskirjauksessa, piirustusviittauksessa ja raportissa.
Hyvä kirjaus sisältää yksilöllisen viitteen, sijainnin, työvaiheen tai havainnon, päivämäärän, kirjaajan ja siihen liittyvän näytön. Merkitse piirustuksen revisio tai ohje, jonka mukaan tarkastus tehtiin. Älä luota tiedostonimiin kuten "lopullinen versio". Ne kertovat vähän asiakirjan todellisesta tilasta.
Pidä voimassa olevat ohjeet erillään historiasta
Tee selväksi, minkä piirustusten ja ohjeiden mukaan tiimi työskentelee. Säilytä vanhentuneet versiot historiana hankkeen asiakirjamenettelyn mukaisesti, mutta erota ne voimassa olevasta työaineistosta. Kun asiakirja muuttuu, kerro asianosaisille, mikä muuttui ja mistä uusi versio löytyy.
Älä kirjoita aiempaa havaintoa hiljaa uudelleen vastaamaan myöhempää piirustusta. Lisää sen sijaan päivätty päivitys, jossa on uusi viite ja mahdolliset jatkotoimet. Kirjauksen pitää näyttää, mitä tiimi tiesi silloin, kun työ tarkastettiin.
Kerää näyttö, kun työ on vielä näkyvissä
Tunnista työvaiheet, joita on vaikea tarkastaa sen jälkeen, kun toinen ammattiryhmä on peittänyt ne. Ajoita tarvittava tarkastus oikeaan vaiheeseen ja kirjaa tulos oikeaan tehtävään. Ota yleiskuva ja hyödyllisiä yksityiskohtakuvia sekä lyhyt selitys siitä, mitä kukin kuva näyttää. Lisää aiheesta oppaassamme kuvadokumentoinnista työmaalla.
Ajattele seinärakennetta ennen sen sulkemista. Kansio nimeltä "seinäkuvat" on vähemmän hyödyllinen kuin kirjaukset, jotka on liitetty kerrokseen, huoneeseen ja työpakettiin. Esimerkki kuvaa työtapaa. Se ei tarkoita, että yksi kuva todistaisi rakenteen jokaisen osan.
Tarkista kattavuus koko hankkeen ajan
Pidä lyhyt, säännöllinen dokumentaatiokatselmus työn katselmoinnin yhteydessä. Etsi puuttuvia viitteitä, epäselviä kuvia, ratkaisemattomia havaintoja ja tarkastusta odottavia toimituksia. Anna seuraava toimenpide nimetylle henkilölle sen sijaan, että jättäisit yleisen merkinnän puuttuvasta dokumentaatiosta.
Käytä luovutuksessa luetteloa, jonka avulla vastaanottaja löytää jokaisen toimituksen. Erottele hyväksytyt asiakirjat, tarkastettavaksi toimitetut asiakirjat ja avoimet asiat. Säilytä julkaistu versio ja sen julkaisupäivä, jotta myöhemmät muutokset voidaan jäljittää.
Aloita hallittavasta raportointiprosessista
Arvioi mikä tahansa rakennusdokumentaation työkalu tämän prosessin kautta: pystyykö tiimi tekemään hyvän kirjauksen, löytämään siihen liittyvät tiedot ja antamaan tarkastajalle luettavan tuloksen? Kokeile sitä yhdessä työpaketissa ennen kuin laajennat prosessia koko hankkeeseen. Pidä hankkeen vaatimukset ja tarkastusvastuut selkeinä, valitsitpa minkä työkalun tahansa.
Näin Lite Report voi koota työmaan kirjaukset
Lite Report on käytettävissä jo nyt, ja se noudattaa pitkälti tätä rakennetta. Piirustukset ladataan kerran työmaalle projektin yhteiseen tallennustilaan ja liitetään kerrokseen. Projektin aineisto, kuten menettelyt, ohjeet ja rakennusosaluettelot, tallennetaan työmaan asiakirjoihin, joissa jokainen työmaan raportti voi käyttää sitä. Projektipäällikkö luo sen jälkeen raportin verkossa: otsikon, kuvauksen ja tarkastettavat tehtävät, joilla kullakin on rakennusosa, tarkastuskohta ja valmistumispäivä.
Työmaalla oleva henkilö suorittaa jokaisen tehtävän puhelimella. Kuvat otetaan sovelluksen kameralla, niihin leimataan päivämäärä, kellonaika ja GPS-sijainti, ja ne tallennetaan tehtävään näytöksi. Tarkastettu kohta voidaan ympyröidä piirustukseen. Jos tehtävää ei ole tehty valmistumispäivään mennessä, se näkyy aikapoikkeamana, joten myöhässä olevat tarkastukset eivät katoa. Kirjaukset kootaan yhdeksi PDF-raportiksi, jokainen luotu versio säilyy raporttiarkistossa, eikä raportteja voi poistaa.
Lite Report maksaa 149 DKK alv 0 % raportilta. Työmaiden perustaminen ja dokumentointi on maksutonta, ja maksat vasta, kun luot raportin (katso hinnat). Työkalu järjestää kirjaukset. Se ei määritä, mitä hankkeen pitää toimittaa, eikä hyväksy työtä, ja voimassa olevia ja vanhentuneita piirustuksia koskevat säännöt tulevat edelleen hankkeen asiakirjamenettelystä.
Usein kysytyt kysymykset
Pitäisikö kaikkien asiakirjojen olla samassa kansiossa?
Ei. Käytä yhtä sovittua rakennetta, jossa asiakirjojen tarkoitukselle ja tilalle on omat alueensa tai tunnisteensa. Yksi jäsentymätön kansio vaikeuttaa voimassa olevan ohjeen tai julkaistun toimituksen löytämistä.
Milloin dokumentaatio pitää tarkastaa?
Jatkuvasti työn edetessä ja ennen kuin mitään peitetään. Luovutuksen pitää vahvistaa aineiston kattavuus, eikä se saa olla ensimmäinen kerta, kun joku käy kirjaukset läpi.
Takaako järjestetty dokumentaatio hyväksynnän?
Ei. Järjestys auttaa tarkastajia löytämään näytön. Hyväksyntä riippuu edelleen vaaditusta sisällöstä, tehdystä työstä ja asiaankuuluvasta tarkastusmenettelystä.
Voiko Lite Report olla osa luovutusaineistoa?
Kyllä, kirjauksena työmaalla dokumentoiduista tarkastuksista. Jokainen raportti kootaan yhdeksi PDF:ksi, jonka voit liittää luovutusaineistoon. Se ei korvaa toimitusluetteloa, muiden osapuolten asiakirjoja eikä tarkastusta, joka ratkaisee hyväksynnän.