So schreiben Sie einen Mängelbericht, der die Nachverfolgung unterstützt

Nennen Sie Projekt, begangene Bereiche, Datum und Zweck der Begehung. Halten Sie fest, wer teilgenommen hat und welche Bereiche nicht zugänglich waren. Ein Bericht sollte die Grenzen der Begehung sichtbar machen, statt den Eindruck zu erwecken, das gesamte Projekt sei geprüft worden.

Legen Sie fest, wie die Feststellungen gegliedert werden, etwa nach Raum oder Gewerk. Halten Sie die Struktur einheitlich, damit das Team einen Punkt findet, ohne mehrere Listen zu durchsuchen. Erfassen Sie Sachverhalte, die eine fachliche Beurteilung brauchen, als Feststellungen zur Weitergabe, statt eine nicht belegte technische Schlussfolgerung zu ziehen.

Verwenden Sie eine eindeutige Nummer und eine genaue Ortsangabe. Beschreiben Sie, was zu sehen oder festzustellen ist, so genau, dass eine andere Person die Stelle findet. Vermeiden Sie vage Aussagen wie „Oberflächen überall mangelhaft“, die den Empfänger über die nötige Maßnahme rätseln lassen.

Ist ein vereinbarter Plan oder eine Leistungsbeschreibung maßgeblich, vermerken Sie diesen Bezug. Trennen Sie den festgestellten Zustand von einem Vorschlag zur Mängelbeseitigung. Wer den Bericht schreibt, kann einen Mangel erkennen, ohne befugt zu sein, die technische Lösung festzulegen.

Machen Sie ein Übersichtsfoto und ein Detailfoto, wenn beides nötig ist. Ergänzen Sie eine kurze Bildunterschrift oder Notiz, damit klar ist, was das Bild zeigen soll. Verwenden Sie dieselbe Nummer für Foto, Beschreibung und Nachverfolgung. Unser Leitfaden zur Fotodokumentation auf der Baustelle erklärt, was ein Foto als Nachweis brauchbar macht.

Ein Beispieleintrag könnte festhalten, dass eine Oberfläche in einem benannten Raum sichtbar beschädigt ist, auf das Foto verweisen und die nächste Prüfung festlegen. Machen Sie aus einem Beispiel keine feste Abnahmegrenze. Maßgeblich für die Beurteilung sind die Kriterien des Projekts.

Nennen Sie die Person oder das Team, das reagieren muss, und die vereinbarte Frist. Unterscheiden Sie zwischen der Person, die den Punkt koordiniert, und der Person, die die Leistung beurteilen oder abnehmen darf. Ist die Zuständigkeit strittig, halten Sie den Punkt zur Klärung fest, statt die Unsicherheit zu verbergen.

Besteht eine unmittelbare Gefahr, gilt das vereinbarte Sicherheitsverfahren der Baustelle. Ein Eintrag im Bericht oder eine gewöhnliche Benachrichtigung ersetzt dieses Verfahren nicht.

Bewahren Sie die ursprüngliche Feststellung zusammen mit der Rückmeldung, dem Nachweis der Mängelbeseitigung und der anschließenden Prüfung auf. Halten Sie fest, wer das Ergebnis wann geprüft hat. Behebt die Maßnahme den Mangel nicht, beschreiben Sie, was noch offen ist.

Ein geschlossener Status ist ein Verwaltungsvermerk. Seine vertragliche oder rechtliche Bedeutung hängt von den geltenden Vereinbarungen ab. Gehen Sie nicht davon aus, dass das Schließen eines Punktes in einer Software eine Abnahme bedeutet oder Rechte einer Partei entfallen lässt. Halten Sie die vereinbarte Beurteilung und Abnahme als eigenen Prozess getrennt.

Prüfen Sie vor der Herausgabe kurz:

• Keine doppelten Punkte, und jeder Punkt hat eine Ortsangabe
• Jede Maßnahme hat eine verantwortliche Person und eine Frist
• Fotos und Beschreibungen tragen dieselbe Nummer
• Berichtsversion und Ausgabedatum sind angegeben
• Nicht begangene Bereiche sind aufgeführt

Liefern Sie eine übersichtliche Liste der offenen Punkte mit Verweis auf die ausführlichen Einträge, statt nur die Gesamtzahl der Feststellungen zu nennen.

In Lite Report richtet der Projektleiter den Bericht im Web ein. Titel und Beschreibung mit bis zu 1.000 Wörtern enthalten den Umfang der Begehung: zum Beispiel „Mängelbegehung, 2. OG, Wohnungen 2.1–2.4“, mit Zweck, einbezogenen Bereichen und allem, was ausgenommen ist. Pläne, die einmal für die Baustelle hochgeladen wurden, lassen sich dem Bericht zuordnen. Was zu prüfen ist, wird als Aufgabe angelegt, etwa eine pro Raum oder Gewerk: als einfache Registrierung mit Titel, Fertigstellungstermin und Beschreibung oder als Aufgabe mit strukturierter Checkliste mit Raum, Umfang, Zeitpunkt und den im Projekt vereinbarten Abnahmekriterien.

Die Person auf der Baustelle arbeitet jede Aufgabe in der App ab. Fotos werden mit der App-Kamera aufgenommen und tragen Datum, Uhrzeit und GPS-Position. Sie lassen sich markieren, um den Mangel zu zeigen, und die Stelle kann im Plan eingekreist werden. Kommentare beschreiben die Feststellung, und jede Aktion wird mit Zeitstempel protokolliert. Ist ein Bereich nicht zugänglich, kann die Person eine Zeitabweichung melden und einen neuen Fertigstellungstermin setzen, und eine Aufgabe, die bis zu ihrem Termin nicht erledigt ist, wird automatisch zur Zeitabweichung. Sind alle Aufgaben übermittelt und ist der Bericht bezahlt (149 DKK zzgl. MwSt.), werden die Registrierungen zu einem PDF zusammengeführt. Antworten und Absprachen gehören in die Kommunikationsnotizen des Berichts, und eine Nachbegehung lässt sich als neuer Bericht dokumentieren, der auf den ersten verweist. Berichte können nicht gelöscht werden, die ursprüngliche Aufzeichnung bleibt also in der Web-App.

Lite Report hält die Begehung und ihre Nachweise fest. Es führt kein Mängelregister, das jeden Punkt über Status bis zur Erledigung verfolgt, und eine übermittelte Aufgabe ist keine Abnahme der Leistung. Ortsbezogene Abweichungen mit Nachweisfotos im Plan zu markieren, gehört zum DS1140-Modul, das in Kürze startet, und zum Qualitätssicherungsmodul, das sich in Entwicklung befindet.