Organisieren Sie die Baudokumentation nach der Arbeit, die sie beschreibt, und nicht nur nach Dateityp. Eine brauchbare Aufzeichnung verbindet einen Ort und eine Tätigkeit mit dem zugehörigen Plan oder der Anweisung und den Nachweisen von der Baustelle. Legen Sie diese Struktur früh fest, dann wird die Übergabe zu einer Durchsicht geordneter Unterlagen statt zu einer Suche in Handys und Postfächern.
Beginnen Sie mit den Unterlagen, die das Projekt braucht
Klären Sie mit dem Projektteam, was geliefert werden muss, wer es prüft und bis wann es vorliegen muss. Erstellen Sie aus den vereinbarten Projektanforderungen eine Lieferliste. Trennen Sie Arbeitsunterlagen von den Dokumenten für eine formelle Abgabe. Ein Baustellenfoto, eine Herstelleranweisung und ein freigegebener Plan können alle wichtig sein, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke.
Legen Sie für jede Lieferung eine verantwortliche Person, eine Frist und eine prüfende Person fest. Ist unklar, was eine Lieferung enthalten muss, klären Sie das, bevor das Team Nachweise sammelt. Mehr Dateien ersetzen keine unklare Anforderung.
Nutzen Sie eine Struktur, die auf der Baustelle funktioniert
Wählen Sie eine einheitliche Bezeichnung für Gebäude, Geschoss, Bereich und Arbeitspaket. Halten Sie die Bezeichnungen so kurz, dass sie sich auf dem Handy nutzen lassen. Derselbe Ort sollte in der Prüfaufzeichnung, im Planverweis und im Bericht denselben Namen tragen.
Eine brauchbare Aufzeichnung enthält eine eindeutige Referenz, den Ort, die Tätigkeit oder Beobachtung, das Datum, die erfassende Person und die zugehörigen Nachweise. Nennen Sie den Planindex oder die Anweisung, nach der geprüft wurde. Verlassen Sie sich nicht auf Dateinamen wie "Endversion". Sie sagen wenig über den tatsächlichen Stand eines Dokuments.
Trennen Sie gültige Unterlagen von der Historie
Machen Sie deutlich, nach welchen Plänen und Anweisungen das Team arbeiten soll. Bewahren Sie überholte Fassungen gemäß dem Dokumentenverfahren des Projekts als Historie auf, aber getrennt vom gültigen Arbeitsstand. Wenn sich ein Dokument ändert, sagen Sie den Betroffenen, was sich geändert hat und wo die neue Fassung liegt.
Schreiben Sie eine frühere Beobachtung nicht stillschweigend um, damit sie zu einem späteren Plan passt. Ergänzen Sie stattdessen einen datierten Nachtrag mit der neuen Referenz und einer eventuellen Nachverfolgung. Die Aufzeichnung soll zeigen, welcher Stand bekannt war, als die Arbeit geprüft wurde.
Sammeln Sie Nachweise, solange die Arbeit zugänglich ist
Ermitteln Sie die Tätigkeiten, die schwer zu prüfen sind, sobald ein anderes Gewerk sie verdeckt. Planen Sie die erforderliche Prüfung zum passenden Zeitpunkt und erfassen Sie das Ergebnis bei der zugehörigen Aufgabe. Machen Sie ein Übersichtsfoto und aussagekräftige Detailfotos, mit einer kurzen Erklärung, was jedes Bild zeigt. Mehr dazu in unserem Leitfaden zur Fotodokumentation auf der Baustelle.
Denken Sie an einen Wandaufbau, bevor er geschlossen wird. Ein Ordner namens "Wandfotos" ist weniger nützlich als Aufzeichnungen, die mit Geschoss, Raum und Arbeitspaket verknüpft sind. Das Beispiel beschreibt einen Ablauf. Es bedeutet nicht, dass ein einzelnes Foto jeden Aspekt des Aufbaus belegt.
Prüfen Sie die Vollständigkeit während des ganzen Projekts
Halten Sie neben der Prüfung der Arbeit eine kurze, regelmäßige Durchsicht der Dokumentation ab. Achten Sie auf fehlende Referenzen, unlesbare Fotos, offene Beobachtungen und Lieferungen, die auf Prüfung warten. Weisen Sie den nächsten Schritt einer namentlich genannten Person zu, statt nur zu notieren, dass Dokumentation fehlt.
Nutzen Sie bei der Übergabe ein Verzeichnis, mit dem der Empfänger jede Lieferung findet. Unterscheiden Sie freigegebene Dokumente, zur Prüfung eingereichte Unterlagen und offene Punkte. Bewahren Sie die ausgegebene Fassung mit ihrem Ausgabedatum auf, damit spätere Änderungen nachvollziehbar sind.
Beginnen Sie mit einem überschaubaren Berichtsablauf
Bewerten Sie jedes Werkzeug für Baudokumentation an diesem Ablauf: Kann das Team eine brauchbare Aufzeichnung erfassen, die zugehörigen Unterlagen finden und der prüfenden Person ein lesbares Ergebnis liefern? Testen Sie das an einem Arbeitspaket, bevor Sie den Prozess auf das ganze Projekt ausweiten. Halten Sie Projektanforderungen und Prüfzuständigkeiten klar fest, egal welches Werkzeug Sie wählen.
Wie Lite Report die Aufzeichnungen der Baustelle bündeln kann
Lite Report ist heute verfügbar und folgt einem großen Teil dieser Struktur. Pläne werden einmal zur Baustelle in die gemeinsame Projektablage hochgeladen und einem Geschoss zugeordnet. Projektunterlagen wie Verfahren, Anweisungen und Bauteillisten kommen in die Dokumente der Baustelle, wo jeder Bericht auf der Baustelle sie nutzen kann. Die Projektleitung legt dann den Bericht im Web an, mit Titel, Beschreibung und den zu prüfenden Aufgaben, jeweils mit Bauteil, Kontrollpunkt und Fertigstellungsdatum.
Die Person auf der Baustelle erledigt jede Aufgabe per Handy. Fotos werden mit der Kamera der App aufgenommen, mit Datum, Uhrzeit und GPS-Position versehen und als Nachweis bei der Aufgabe gespeichert. Die geprüfte Stelle lässt sich auf dem Plan einkreisen. Ist eine Aufgabe bis zum Fertigstellungsdatum nicht erledigt, erscheint sie als Terminabweichung, sodass überfällige Prüfungen nicht untergehen. Die Registrierungen werden zu einem PDF-Bericht zusammengeführt, jede erzeugte Version bleibt im Berichtsarchiv, und Berichte können nicht gelöscht werden.
Lite Report kostet 149 DKK zzgl. MwSt. pro Bericht. Baustellen anlegen und dokumentieren ist kostenlos, Sie zahlen erst, wenn Sie einen Bericht erzeugen (zu den Preisen). Das Werkzeug ordnet die Aufzeichnungen. Es legt nicht fest, was das Projekt liefern muss, und gibt die Arbeit nicht frei. Die Regeln für gültige und überholte Pläne kommen weiterhin aus dem Dokumentenverfahren des Projekts.
Häufig gestellte Fragen
Sollten alle Dokumente im selben Ordner liegen?
Nein. Nutzen Sie eine vereinbarte Struktur mit getrennten Bereichen oder Kennzeichnungen für Zweck und Status der Dokumente. Ein einziger ungegliederter Ordner macht es schwerer, die gültige Anweisung oder eine ausgegebene Lieferung zu finden.
Wann sollte die Dokumentation geprüft werden?
Laufend, während die Arbeit voranschreitet, und bevor etwas verdeckt wird. Die Übergabe soll die Vollständigkeit bestätigen und nicht der erste Moment sein, in dem jemand die Aufzeichnungen ansieht.
Garantiert eine geordnete Dokumentation die Abnahme?
Nein. Ordnung hilft den Prüfenden, die Nachweise zu finden. Die Abnahme hängt weiterhin vom geforderten Inhalt, der ausgeführten Arbeit und dem jeweiligen Prüfverfahren ab.
Kann ein Lite Report Teil der Übergabeunterlagen sein?
Ja, als Aufzeichnung der auf der Baustelle dokumentierten Prüfungen. Jeder Bericht wird zu einem PDF zusammengeführt, das Sie den Übergabeunterlagen beilegen können. Er ersetzt weder die Lieferliste noch Dokumente anderer Beteiligter oder die Prüfung, die über die Abnahme entscheidet.