En befaringsrapport skal forklare hvorfor befaringen ble gjennomført, hva som ble gått gjennom, hva som ble observert og hva som må skje videre. Leseren skal kunne forstå funnene uten selv å ha vært med. Bruk en fast struktur med tydelige henvisninger fra hver observasjon til plassering og tilhørende materiale.
Identifiser befaringen og formålet
Før opp prosjekt, rapportreferanse, dato for befaringen, forfatter og deltakere. Beskriv formålet og hvilke områder eller aktiviteter som ble gått gjennom. Noter adgangsbegrensninger eller andre forhold som påvirket befaringen.
En vanlig runde på byggeplassen, en målrettet kontroll og en faglig vurdering har ulikt omfang. Oppgi det faktiske formålet i stedet for en bred tittel som antyder en mer omfattende vurdering, og la rapportens tittel passe til arbeidet som ble gjort. Noen befaringer har egne veiledninger, for eksempel tilstandsregistrering før byggestart eller rapport fra funksjonsprøving.
Oppgi grunnlaget som ble brukt
Før opp relevante tegninger, beskrivelser, anvisninger eller tidligere rapporter, med revisjon der det er aktuelt. Det hjelper en senere leser å forstå grunnlaget for observasjonene og se om en nyere anvisning krever oppfølging.
Ikke fyll rapporten med uvedkommende dokumenter bare fordi de finnes. Ta med henvisninger som forklarer gjennomgangen. Hvis et viktig grunnlag ikke var tilgjengelig, beskriv begrensningen og avtal neste steg for å skaffe det.
Skriv observasjoner slik at andre finner dem
Gi hver observasjon en entydig referanse og en presis plassering. Beskriv hva som ble sett, målt eller opplyst, og skill mellom disse informasjonskildene. Legg ved relevante bilder eller annen dokumentasjon med en kort forklaring av sammenhengen.
En eksempelregistrering kan beskrive et observert forhold i et navngitt område og be om en faglig gjennomgang etter en bestemt anvisning. Hold de observerte forholdene atskilt fra konklusjonen i vurderingen. En antakelse skal ikke fremstilles som et bekreftet funn.
Skill tiltak fra funn
For hvert punkt som krever oppfølging, oppgi neste tiltak, personen som koordinerer det og avtalt dato. Hvis det trengs en faglig vurdering, beskriv den veien videre i stedet for å foreskrive en utbedring utenfor forfatterens kompetanse.
Skill akutte forhold fra vanlig oppfølging, og følg byggeplassens faste rutiner for forhold som krever umiddelbar handling. Henvis til et tidligere punkt når befaringen følger opp samme sak, slik at historikken henger sammen.
Beskriv hva som gjenstår
Avslutt rapporten med en kort oppsummering av de viktigste observasjonene og uavklarte tiltakene. Oppgi om det trengs mer informasjon, en ny befaring eller en egen vurdering. Unngå en samlet konklusjon om hele prosjektet når bare utvalgte områder ble gått gjennom.
Før rapporten sendes ut, la en annen person kontrollere at plasseringene er tydelige, henvisningene gjeldende og at alle tiltak har en ansvarlig. Merk rapportens status og utsendelsesdato, og ta vare på den utsendte versjonen etter prosjektets rutine.
Bruk en struktur som kan gjentas
En praktisk oppbygging er:
- Opplysninger om befaringen: prosjekt, referanse, dato, forfatter og deltakere
- Formål og omfang, inkludert eventuelle begrensninger
- Grunnlag: tegninger, beskrivelser og anvisninger med revisjon
- Observasjoner, hver med referanse og plassering
- Tilhørende dokumentasjon
- Tiltak med ansvarlig og avtalt dato
- Utestående forhold
Gjenbruk overskriftene når de passer til oppgaven, men tilpass innholdet til formålet med hver befaring.
Slik bygges en Lite Report opp
I Lite Report oppretter en administrator eller prosjektleder rapporten på web: rapporttype, tittel, en beskrivelse på opptil 1000 ord, deltakere, tegninger og oppgaver. Tittel og beskrivelse rommer formålet med og omfanget av befaringen, for eksempel «Befaring, fasader 2. etasje», med en beskrivelse av hva som gås gjennom, hvor og på hvilket grunnlag. Hvert punkt som skal gås gjennom, blir en oppgave: en enkel eller strukturert sjekkliste, en registrering eller kontrollpunkter fra kontrollplanene for faget ditt. En strukturert sjekkliste inneholder rom, omfang, tidspunkt og akseptkriterier.
På byggeplassen utfører deltakerne på rapporten oppgavene fra telefonen: de tar bilder med appens kamera, skriver kommentarer, markerer på bilder og tegninger og sender inn. Hvert bilde stemples med dato, klokkeslett og GPS-posisjon, og bildene på en oppgave er dokumentasjonen for den. Strukturerte sjekklister og registreringer får automatisk en kontroll-ID, slik at hver observasjon har sin egen referanse, og en oppgave som ikke er utført innen sluttdatoen, får automatisk et tidsavvik. Tegninger, anvisninger og tidligere rapporter hører hjemme i byggeplassens dokumenter, der alle rapporter på byggeplassen kan bruke dem.
Registreringene settes sammen til én PDF på en fast rapportmal, med bedriftens egen logo og en lagret signatur. Du kan forhåndsvise rapporten gratis når som helst. Appen har ikke et eget gjennomgangstrinn, så bruk forhåndsvisningen til gjennomgangen som er beskrevet over. Etter betaling, 149 DKK ekskl. mva. (186,25 DKK inkl. 25 % mva.) per rapport, genererer og laster du den ned på web. Genererer du den på nytt, opprettes en ny versjon, og rapporter kan ikke slettes.
Lite Report organiserer registreringene. Verktøyet vurderer ikke observasjonene, og forfatterens gjennomgang av fakta og konklusjoner er fortsatt en del av prosessen.
Ofte stilte spørsmål
Skal alle bildene fra befaringen med i rapporten?
Ta med bildene som trengs for å forstå observasjonene. Oppbevar øvrig materiale etter prosjektets avtalte rutine, men unngå gjentakende bilder som gjør rapporten tung å gå gjennom.
Kan ett oppsett dekke alle typer befaringer?
En felles struktur kan hjelpe, men omfang og nødvendig innhold varierer. Tilpass den til den faktiske gjennomgangen i stedet for å stole på en tittel eller mal alene.
Hvem skal gå gjennom rapporten?
Avtal det ut fra formålet med befaringen og ansvarsfordelingen i prosjektet. Tekniske konklusjoner bør gjennomgås av en person med kompetanse til den aktuelle vurderingen.
Kan Lite Report brukes til en befaringsrapport?
Ja, som rapportverktøy. Tittel og beskrivelse angir formålet med og omfanget av befaringen, hvert punkt er en oppgave som dokumenteres på byggeplassen med bilder, kommentarer og markeringer, og registreringene settes sammen til én PDF. Oppsettet er en fast mal, så sjekk at det passer til det mottakeren trenger. Det erstatter ikke forfatterens faglige vurdering.