Ein Bericht zur Baustellenbegehung sollte erklären, warum die Begehung stattfand, was geprüft wurde, was festgestellt wurde und was als Nächstes geschehen muss. Der Leser muss die Feststellungen verstehen können, ohne selbst dabei gewesen zu sein. Verwenden Sie eine einheitliche Struktur mit klaren Verweisen von jeder Feststellung auf ihren Ort und die zugehörigen Unterlagen.
Begehung und Zweck festhalten
Halten Sie Projekt, Berichtsnummer, Datum der Begehung, Verfasser und Teilnehmende fest. Nennen Sie den Zweck der Begehung und die erfassten Bereiche oder Tätigkeiten. Vermerken Sie Zugangsbeschränkungen oder andere Umstände, die die Prüfung eingeschränkt haben.
Ein routinemäßiger Baustellenrundgang, eine gezielte Prüfung und eine fachliche Begutachtung haben einen unterschiedlichen Umfang. Nennen Sie den tatsächlichen Zweck, statt einen breiten Titel zu wählen, der eine umfassendere Bewertung nahelegt, und halten Sie den Berichtstitel im Einklang mit der geleisteten Arbeit. Für manche Begehungen gibt es eigene Leitfäden, etwa zur Zustandsdokumentation vor Baubeginn oder zum Bericht zur Funktionsprüfung.
Die verwendeten Grundlagen angeben
Führen Sie die relevanten Pläne, Leistungsbeschreibungen, Anweisungen oder früheren Berichte auf, wo zutreffend mit Revisionsstand. So versteht ein späterer Leser die Grundlage der Feststellungen und erkennt, ob eine neuere Anweisung eine Nachverfolgung erfordert.
Füllen Sie den Bericht nicht mit sachfremden Unterlagen, nur weil sie vorhanden sind. Nehmen Sie die Verweise auf, die die Prüfung erklären. Fehlte eine wichtige Grundlage, halten Sie diese Einschränkung fest und legen Sie den nächsten Schritt fest, um sie zu beschaffen.
Feststellungen so schreiben, dass andere sie finden
Geben Sie jeder Feststellung eine eindeutige Nummer und einen genauen Ort. Beschreiben Sie, was gesehen, gemessen oder mitgeteilt wurde, und unterscheiden Sie diese Informationsquellen. Fügen Sie passende Fotos oder andere Nachweise mit einer kurzen Erläuterung des Bezugs bei.
Ein Beispieleintrag könnte einen festgestellten Zustand in einem benannten Bereich beschreiben und eine fachliche Prüfung anhand einer genannten Anweisung anfordern. Trennen Sie die festgestellten Tatsachen von der Schlussfolgerung der Prüfung. Machen Sie aus einer Annahme keine bestätigte Feststellung.
Maßnahmen getrennt von Feststellungen erfassen
Nennen Sie für jeden Punkt mit Handlungsbedarf die nächste Maßnahme, die koordinierende Person und den vereinbarten Termin. Ist eine fachliche Bewertung nötig, benennen Sie diesen Weg, statt eine Abhilfe vorzuschreiben, die über die Fachkunde des Verfassers hinausgeht.
Trennen Sie dringende Punkte von der routinemäßigen Nachverfolgung und folgen Sie bei akuten Problemen den festgelegten Abläufen der Baustelle. Verweisen Sie auf einen früheren Punkt, wenn die Begehung den Fortschritt bei derselben Sache prüft, damit die Vorgeschichte zusammenhängt.
Offene Punkte klar benennen
Schließen Sie den Bericht mit einer knappen Zusammenfassung der wichtigsten Feststellungen und der offenen Maßnahmen. Geben Sie an, ob weitere Informationen, eine weitere Begehung oder eine gesonderte Bewertung nötig sind. Vermeiden Sie ein pauschales Urteil über das ganze Projekt, wenn nur ausgewählte Bereiche geprüft wurden.
Lassen Sie vor der Herausgabe prüfen, ob die Orte eindeutig, die Verweise aktuell und alle Maßnahmen jemandem zugeordnet sind. Kennzeichnen Sie Status und Ausgabedatum des Berichts und bewahren Sie die herausgegebene Fassung gemäß dem Projektablauf auf.
Eine wiederholbare Berichtsstruktur nutzen
Eine praktische Struktur ist:
- Angaben zur Begehung: Projekt, Nummer, Datum, Verfasser und Teilnehmende
- Zweck und Umfang, einschließlich Einschränkungen der Prüfung
- Grundlagen: Pläne, Leistungsbeschreibungen und Anweisungen mit Revisionsstand
- Feststellungen, jeweils mit Nummer und Ort
- Nachweise
- Maßnahmen mit verantwortlicher Person und vereinbartem Termin
- Offene Punkte
Verwenden Sie die Überschriften erneut, wenn sie zur Aufgabe passen, und passen Sie den Inhalt an den Zweck jeder Begehung an.
So entsteht ein Lite Report
In Lite Report legt ein Administrator oder Projektleiter den Bericht im Web an: Berichtstyp, Titel, eine Beschreibung mit bis zu 1.000 Wörtern, Teilnehmende, Pläne und Aufgaben. Titel und Beschreibung tragen Zweck und Umfang der Begehung, zum Beispiel „Begehung, Fassaden 2. OG“, mit einer Beschreibung, was wo und auf welcher Grundlage geprüft wird. Jeder zu prüfende Punkt wird eine Aufgabe: eine einfache oder strukturierte Checkliste, eine Registrierung oder Kontrollpunkte aus den Kontrollplänen für Ihr Gewerk. Eine strukturierte Checkliste enthält Raum, Umfang, Zeitpunkt und Abnahmekriterien.
Auf der Baustelle erledigen die Teilnehmenden des Berichts die Aufgaben per Handy: Sie fotografieren mit der Kamera der App, schreiben Kommentare, markieren Fotos und Pläne und reichen die Aufgabe ein. Jedes Foto trägt Datum, Uhrzeit und GPS-Position, und die Fotos einer Aufgabe sind ihr Nachweis. Strukturierte Checklisten und Registrierungen erhalten automatisch eine Kontroll-ID, sodass jede Feststellung ihre eigene Nummer hat, und eine Aufgabe, die bis zu ihrem Fertigstellungsdatum nicht erledigt ist, erhält automatisch eine Zeitabweichung. Pläne, Anweisungen und frühere Berichte gehören in die Dokumente der Baustelle, wo jeder Bericht auf der Baustelle sie nutzen kann.
Die Registrierungen werden auf einer festen Berichtsvorlage zu einem PDF zusammengeführt, mit Ihrem eigenen Firmenlogo und einer hinterlegten Signatur. Die Vorschau des Berichts ist jederzeit kostenlos. Einen eigenen Prüfschritt gibt es in der App nicht, nutzen Sie also die Vorschau für die oben beschriebene Prüfung. Nach der Zahlung, 149 DKK zzgl. MwSt. (186,25 DKK inkl. 25 % MwSt.) pro Bericht, erzeugen Sie ihn im Web und laden ihn herunter. Erneutes Erzeugen legt eine neue Version an, und Berichte können nicht gelöscht werden.
Lite Report ordnet die Aufzeichnungen. Es bewertet die Feststellungen nicht, und die Prüfung von Fakten und Schlussfolgerungen durch den Verfasser bleibt Teil des Ablaufs.
Häufig gestellte Fragen
Gehört jedes aufgenommene Foto in den Bericht?
Nehmen Sie die Bilder in den Bericht auf, die zum Verständnis der Feststellungen nötig sind. Bewahren Sie weiteres Material gemäß dem vereinbarten Projektablauf auf, aber machen Sie den Bericht nicht durch sich wiederholende Bilder schwer prüfbar.
Passt ein Format für jede Art von Begehung?
Eine gemeinsame Struktur hilft, aber Umfang und erforderlicher Inhalt unterscheiden sich. Passen Sie sie an die tatsächliche Prüfung an, statt sich allein auf einen Titel oder eine Vorlage zu verlassen.
Wer sollte den Bericht prüfen?
Legen Sie den Prüfer nach dem Zweck der Begehung und den Zuständigkeiten im Projekt fest. Technische Schlussfolgerungen sollte eine Person prüfen, die für diese Bewertung fachkundig ist.
Kann Lite Report für einen Bericht zur Baustellenbegehung verwendet werden?
Ja, als Berichtswerkzeug. Titel und Beschreibung nennen Zweck und Umfang der Begehung, jeder Punkt ist eine Aufgabe, die auf der Baustelle mit Fotos, Kommentaren und Markierungen dokumentiert wird, und die Registrierungen werden zu einem PDF zusammengeführt. Das Layout ist eine feste Vorlage, prüfen Sie also, ob es dem Empfänger gibt, was er braucht. Die fachliche Bewertung des Verfassers ersetzt es nicht.