En rapport från ett platsbesök ska förklara varför besöket gjordes, vad som granskades, vad som iakttogs och vad som behöver hända härnäst. Läsaren ska kunna förstå iakttagelserna utan att själv ha varit på plats. Använd en enhetlig struktur med tydliga hänvisningar från varje iakttagelse till dess plats och tillhörande underlag.
Beskriv besöket och syftet
Skriv ner projekt, rapportreferens, datum för besöket, författare och deltagare. Ange syftet med besöket och de områden eller aktiviteter som omfattades. Notera begränsad åtkomst eller andra förhållanden som påverkade granskningen.
En vanlig rundvandring, en riktad kontroll och en fackmässig bedömning har olika omfattning. Ange det faktiska syftet i stället för en bred titel som antyder en mer omfattande bedömning, och låt rapportens titel stämma med det arbete som utfördes. Vissa besök har egna guider, till exempel dokumentation av befintligt skick före byggstart eller rapport från funktionsprovning.
Ange underlaget som användes
Skriv ner relevanta ritningar, beskrivningar, anvisningar eller tidigare rapporter, med revision där det är aktuellt. Det hjälper en senare läsare att förstå grunden för iakttagelserna och se om en nyare anvisning kräver uppföljning.
Fyll inte rapporten med ovidkommande dokument bara för att de finns. Ta med de hänvisningar som förklarar granskningen. Om ett viktigt underlag saknades, notera begränsningen och bestäm nästa steg för att ta fram det.
Skriv iakttagelser så att andra hittar dem
Ge varje iakttagelse en unik referens och en exakt plats. Beskriv vad som sågs, mättes eller rapporterades, och skilj mellan dessa informationskällor. Bifoga relevanta foton eller annat underlag med en kort förklaring av hur de hör ihop med punkten.
En exempelpost kan beskriva ett iakttaget förhållande i ett namngivet område och begära en teknisk granskning mot en angiven anvisning. Håll de iakttagna fakta åtskilda från granskningens slutsats. Gör inte ett antagande till en bekräftad iakttagelse.
Skriv åtgärder separat från iakttagelser
Ange för varje punkt som kräver uppföljning nästa åtgärd, den som samordnar den och överenskommet datum. Om en fackmässig bedömning behövs, ange den vägen i stället för att föreskriva en åtgärd som ligger utanför författarens kompetens.
Skilj akuta frågor från vanlig uppföljning och följ arbetsplatsens fastställda rutiner när något kräver omedelbar åtgärd. Hänvisa till en tidigare punkt när besöket följer upp samma fråga, så att historiken hänger ihop.
Förklara vad som återstår
Avsluta rapporten med en kort sammanfattning av de viktigaste iakttagelserna och olösta åtgärderna. Ange om det behövs mer information, ett nytt besök eller en separat bedömning. Undvik en samlad slutsats om hela projektet när bara utvalda områden granskades.
Låt en granskare kontrollera att platserna är tydliga, hänvisningarna aktuella och att varje åtgärd har en ansvarig innan rapporten skickas ut. Ange rapportens status och utgivningsdatum, och spara den utgivna versionen enligt projektets rutin.
Använd en struktur som går att upprepa
En praktisk struktur är:
- Uppgifter om besöket: projekt, referens, datum, författare och deltagare
- Syfte och omfattning, inklusive eventuella begränsningar
- Underlag: ritningar, beskrivningar och anvisningar med revision
- Iakttagelser, var och en med referens och plats
- Tillhörande underlag
- Åtgärder med ansvarig och överenskommet datum
- Det som återstår
Återanvänd rubrikerna när de passar uppgiften, men anpassa innehållet efter syftet med varje besök.
Så byggs en Lite Report upp
I Lite Report lägger en administratör eller projektledare upp rapporten på webben: rapporttyp, titel, en beskrivning på upp till 1 000 ord, deltagare, ritningar och uppgifter. Titel och beskrivning bär besökets syfte och omfattning, till exempel ”Platsbesök, fasader plan 2”, med en beskrivning av vad som granskas, var och på vilken grund. Varje punkt som ska granskas blir en uppgift: en enkel eller strukturerad checklista, en registrering eller kontrollpunkter från kontrollplanerna för ditt yrke. En strukturerad checklista innehåller rum, omfattning, tid och acceptanskriterier.
Ute på arbetsplatsen utför rapportens deltagare uppgifterna från telefonen: de fotograferar med appens kamera, skriver kommentarer, markerar på foton och ritningar och skickar in. Varje foto stämplas med datum, tid och GPS-position, och fotona på en uppgift är dess underlag. Strukturerade checklistor och registreringar får automatiskt ett kontroll-ID, så att varje iakttagelse har en egen referens, och en uppgift som inte är utförd till sitt färdigdatum får automatiskt en tidsavvikelse. Ritningar, anvisningar och tidigare rapporter hör hemma bland arbetsplatsens dokument, där alla rapporter på arbetsplatsen kan använda dem.
Registreringarna sammanställs till en enda PDF på en fast rapportmall, med ditt eget företags logotyp och en sparad underskrift. Du kan förhandsgranska rapporten gratis när som helst. Appen har inget separat granskningssteg, så använd förhandsgranskningen till den granskning som beskrivs ovan. Efter betalning, 149 DKK exkl. moms (186,25 DKK inkl. 25 % moms) per rapport, genererar och laddar du ner den på webben. Genererar du den igen skapas en ny version, och rapporter kan inte raderas.
Lite Report organiserar registreringarna. Verktyget bedömer inte iakttagelserna, och författarens granskning av fakta och slutsatser är fortfarande en del av processen.
Vanliga frågor
Ska rapporten innehålla alla foton som togs?
Ta med de bilder som behövs för att förstå iakttagelserna. Spara övrigt material enligt projektets överenskomna rutin, men gör inte rapporten svår att granska med upprepade bilder.
Kan ett format täcka alla typer av besök?
En gemensam struktur kan hjälpa, men omfattning och innehåll skiljer sig. Anpassa den till den faktiska granskningen i stället för att förlita dig enbart på en titel eller mall.
Vem ska granska rapporten?
Bestäm granskaren utifrån syftet med besöket och ansvarsfördelningen i projektet. Tekniska slutsatser bör granskas av en person som är kompetent för just den bedömningen.
Kan Lite Report användas för en rapport från ett platsbesök?
Ja, som rapportverktyg. Titel och beskrivning anger besökets syfte och omfattning, varje punkt är en uppgift som dokumenteras på plats med foton, kommentarer och markeringar, och registreringarna sammanställs till en enda PDF. Layouten är en fast mall, så kontrollera att den ger mottagaren det som behövs. Den ersätter inte författarens fackmässiga bedömning.