Come scrivere un report dei difetti che favorisce il follow-up

Indica il progetto, le aree visitate, la data e lo scopo dell'ispezione. Segnala chi era presente e quali aree non erano accessibili. Il report deve rendere visibili i limiti del sopralluogo, invece di lasciare intendere che sia stata ispezionata ogni parte del progetto.

Concorda come raggruppare i rilievi, per esempio per locale o per pacchetto di lavori. Mantieni la stessa struttura, così la squadra trova una voce senza cercare in più elenchi. Registra le questioni che richiedono la valutazione di uno specialista come rilievi da trasmettere, invece di trarre una conclusione tecnica non supportata.

Usa un riferimento univoco e una posizione precisa. Descrivi ciò che si vede o si può accertare, con abbastanza dettagli perché un'altra persona trovi il problema. Evita frasi vaghe come «finiture scadenti ovunque», che lasciano il destinatario a indovinare l'azione richiesta.

Quando è rilevante un disegno o un capitolato concordato, annota quel riferimento. Separa la condizione osservata da una proposta di rimedio. Chi scrive il report può individuare il difetto senza essere autorizzato a scegliere la soluzione tecnica.

Scatta una foto d'insieme e una di dettaglio quando servono entrambe. Aggiungi una breve didascalia o una nota, perché sia chiaro a cosa serve l'immagine. Usa lo stesso riferimento per foto, descrizione e follow-up. La nostra guida sulla documentazione fotografica in cantiere spiega cosa rende una foto utilizzabile come prova.

Un rilievo di esempio potrebbe indicare che una finitura presenta un danno visibile in un locale indicato, citare la foto e fissare la verifica successiva. Non trasformare un esempio in una soglia di accettazione prescritta. Sono i criteri del progetto a determinare la valutazione.

Indica la persona o la squadra che deve rispondere e la scadenza concordata. Distingui chi coordina la voce da chi è autorizzato a valutare o accettare il lavoro. Se la responsabilità è contestata, registra la voce come punto da chiarire invece di nascondere l'incertezza.

In caso di rischio immediato per la sicurezza, segui la procedura di sicurezza concordata per il cantiere. Una voce nel report o una normale notifica non sostituisce quella procedura.

Conserva il rilievo originale insieme alla risposta, alla documentazione dell'intervento di ripristino e alla verifica successiva. Indica chi ha verificato l'esito e quando. Se l'azione non risolve il problema, annota cosa resta aperto.

Uno stato «chiuso» è un'annotazione amministrativa. Il suo significato contrattuale o legale dipende dagli accordi applicabili. Non dare per scontato che chiudere una voce in un software equivalga all'accettazione o faccia perdere diritti a una parte. Tieni la valutazione e l'accettazione concordate come un processo separato.

Prima di emettere il report, fai un breve controllo:

• Nessuna voce duplicata, e ogni voce ha una posizione
• Ogni azione ha un responsabile e una scadenza
• Foto e descrizioni hanno lo stesso riferimento
• Sono indicate la versione del report e la data di emissione
• Sono elencate le aree non ispezionate

Fornisci un elenco chiaro dei difetti ancora aperti, con rimandi ai rilievi dettagliati, invece del solo numero totale di rilievi.

In Lite Report il responsabile di progetto imposta il report dal web. Il titolo e la descrizione, fino a 1.000 parole, contengono l'ambito del sopralluogo: per esempio «Sopralluogo difetti, 2° piano, appartamenti 2.1–2.4», con lo scopo, le aree incluse e ciò che è escluso. I disegni caricati una volta per il cantiere si possono collegare al report. Ciò che va verificato diventa un'attività, per esempio una per locale o pacchetto di lavori: una registrazione semplice con titolo, data di completamento e descrizione, oppure un'attività con checklist strutturata con locale, ambito, tempistica e i criteri di accettazione concordati nel progetto.

Chi è in cantiere svolge le attività nell'app. Le foto si scattano con la fotocamera dell'app e riportano data, ora e posizione GPS. Si possono annotare per mostrare il difetto, e il punto si può cerchiare sul disegno. I commenti descrivono il rilievo, e ogni azione viene registrata con data e ora. Se un'area non è accessibile, l'operatore può segnalare uno scostamento di tempo e impostare una nuova data di completamento, e un'attività non svolta entro la sua data diventa automaticamente uno scostamento di tempo. Quando tutte le attività sono inviate e il report è pagato (149 DKK IVA esclusa), le registrazioni vengono riunite in un unico PDF. Risposte e accordi possono stare nelle note di comunicazione del report, e una nuova verifica si può documentare in un nuovo report che rimanda al primo. I report non possono essere eliminati, quindi il rilievo originale resta nell'app web.

Lite Report documenta il sopralluogo e le sue prove. Non tiene un registro dei difetti che segue ogni voce attraverso degli stati fino alla chiusura, e un'attività inviata non è un'accettazione del lavoro. Segnare scostamenti su un disegno con foto come prova fa parte del modulo DS1140, in arrivo a breve, e del modulo di assicurazione qualità, in fase di sviluppo.