Come organizzare la documentazione di cantiere prima della consegna

Chiedi al team di progetto che cosa va consegnato, chi lo verificherà e per quando serve. Prepara un elenco delle consegne a partire dai requisiti di progetto concordati. Separa il materiale di lavoro dai documenti destinati a una consegna formale. Una foto di cantiere, un'istruzione del fornitore e un disegno approvato possono essere tutti importanti, ma hanno scopi diversi.

Per ogni consegna indica un responsabile, una scadenza e chi la verifica. Se il contenuto richiesto non è chiaro, chiariscilo prima che il team inizi a raccogliere prove. Più file non compensano un requisito non definito.

Scegli un modo coerente per indicare edificio, piano, zona e pacchetto di lavoro. Usa etichette abbastanza brevi da poterle usare dal telefono. Lo stesso luogo deve avere lo stesso nome nella registrazione del controllo, nel riferimento al disegno e nel report.

Una registrazione utile contiene un riferimento univoco, la posizione, l'attività o l'osservazione, la data, chi l'ha registrata e le prove collegate. Indica la revisione del disegno o l'istruzione usata per il controllo. Non affidarti a nomi di file come "versione finale", che dicono poco sullo stato reale del documento.

Chiarisci con quali disegni e istruzioni deve lavorare il team. Conserva le versioni superate come storico secondo la procedura documentale del progetto, ma tienile distinte dal set di lavoro in vigore. Quando un documento cambia, comunica alle persone interessate che cosa è cambiato e dove trovare la nuova versione.

Non riscrivere in silenzio un'osservazione precedente per adattarla a un disegno successivo. Aggiungi un aggiornamento datato con il nuovo riferimento e l'eventuale seguito. La registrazione deve mostrare che cosa sapeva il team quando il lavoro è stato controllato.

Individua le attività difficili da controllare dopo che un'altra impresa le ha coperte. Programma il controllo necessario nella fase giusta, poi registra il risultato sull'attività corrispondente. Scatta una foto d'insieme e dettagli utili, con una breve spiegazione di ciò che mostra ogni immagine. Approfondisci nella nostra guida alla documentazione fotografica in cantiere.

Pensa a una parete prima che venga chiusa. Una cartella chiamata "foto pareti" è meno utile di registrazioni collegate a piano, locale e pacchetto di lavoro. È un esempio di metodo, non l'affermazione che una sola foto provi ogni aspetto della parete.

Tieni una breve verifica documentale periodica insieme alla verifica dei lavori. Cerca riferimenti mancanti, foto illeggibili, osservazioni non risolte e consegne in attesa di verifica. Assegna l'azione successiva a una persona precisa, invece di lasciare una nota generica sul fatto che manca documentazione.

Alla consegna usa un indice che aiuti il destinatario a trovare ogni elemento. Distingui documenti approvati, documenti inviati per verifica e punti aperti. Conserva la versione emessa e la sua data di emissione, così le modifiche successive restano tracciabili.

Valuta qualsiasi strumento per la documentazione di cantiere su questo flusso: il team riesce a creare una registrazione utile, trovare le informazioni collegate e dare a chi verifica un risultato leggibile? Provalo su un solo pacchetto di lavoro prima di estendere il processo a tutto il progetto. Qualunque strumento scegli, tieni espliciti i requisiti di progetto e le responsabilità di verifica.

Lite Report è disponibile oggi e segue buona parte di questa struttura. I disegni si caricano una sola volta nel cantiere, nell'archivio di progetto condiviso, e si assegnano a un piano. Il materiale di progetto, come procedure, istruzioni ed elenchi delle parti d'opera, va tra i documenti del cantiere, dove ogni report del cantiere può usarlo. Il project manager crea poi il report sul web con titolo, descrizione e le attività da controllare, ciascuna con parte d'opera, punto di controllo e data di completamento.

Chi è in cantiere esegue ogni attività dal telefono. Le foto si scattano con la fotocamera dell'app, riportano data, ora e posizione GPS e vengono salvate sull'attività come prova. Il punto controllato si può cerchiare sul disegno. Un'attività non completata entro la data prevista compare come scostamento di tempo, così i controlli in ritardo non si perdono. Le registrazioni vengono riunite in un unico report PDF, ogni versione generata resta nell'archivio dei report e i report non possono essere eliminati.

Lite Report costa 149 DKK IVA esclusa per report. Creare cantieri e documentare è gratuito, paghi solo quando generi un report (vedi i prezzi). Lo strumento organizza le registrazioni. Non stabilisce che cosa deve consegnare il progetto e non approva i lavori, e le regole per i disegni in vigore e superati restano quelle della procedura documentale del progetto.